Två år senare: Sobona har automatiserat vardagen med Visma Net
Hösten 2024 bytte Sobona från Visma Control till Visma Net. Två år senare sitter rutinerna, det mesta går automatiskt och bokslutet blir klart några dagar tidigare. Nu finns det tid över för andra projekt.
För två år sedan berättade Sobona om bytet
Sobona, arbetsgivarorganisationen för Sveriges kommunalt ägda bolag, gick hösten 2024 från Visma Control till Visma Net. Målet var enklare arbetsflöden, bättre rapportering och mer kontroll. I det förra kundcaset berättade de om en nöjd styrelse, en revision som fick grönt ljus och ett tydligare fakturaflöde.
Nu har vi hört av oss igen för att se hur det har gått. Verksamheten är i stort sett densamma. Det som har förändrats är vardagen på ekonomiavdelningen.
Rutinerna sitter och det mesta sköter sig självt
”Det är smidigt nu när man har lärt sig rutinerna och det mesta är automatiserat”, säger Helene Stenbjelke, ekonom på Sobona.
Den största förbättringen jämfört med det gamla systemet är periodiseringen. Den gick inte att göra i Visma Control. I Visma Net periodiserar Sobona kostnader och intäkter direkt i systemet.
Färre separata lösningar
Två år med systemet har också gett fördelar som Sobona inte hade räknat med. Bankintegrationen med Autopay har tagit bort manuella steg, och e-fakturorna hanteras nu med AutoInvoice i stället för via en separat lösning hos InExchange.
”E-fakturamodulen blev smidigare med AutoInvoice. Hämtningen av företagsinformation är också bra”, säger Helene.
Nyfiken på Visma Net?
Bokslutet går dagar snabbare
Sobona har inga exakta siffror på tidsbesparingen, men skillnaden är tydlig. Periodiseringen och bankavstämningen kräver betydligt mindre manuellt arbete i dag. Bankavstämningen hade en del inkörningsproblem men fungerar bättre nu.
”Det går säkert ett par, tre dagar snabbare, dels med OneStop Reporting och dels med Capego som vi har för avstämningar. Men det krävs intern disciplin också”, säger Helene.
Fakturaflöde som fungerar
Leverantörsfakturorna hanteras i Winvoice, och där fungerar flödena ”jättebra”, enligt Helene. Funktionen för tidigare kontering lyfter hon fram som särskilt värdefull.
Att ta fram underlag till revisionen är också enklare än i det gamla systemet. Några önskemål finns kvar, bland annat en bättre lista över nya och ändrade leverantörsuppgifter som revisorerna efterfrågar.
Tid över för nya projekt
Efter två år märks skillnaden mest i att man kan systemet. Det går snabbare att hitta rätt, och Helene tipsar om Cloudtips, där hon har plockat upp många nya kunskaper.
Med vardagen på plats har ekonomiavdelningen fått utrymme för annat. Just nu byter Sobona från desktopversionen av Lime till webbversionen, och där fungerar synkroniseringen väldigt bra.
”Nu kan man utveckla andra projekt”, säger Helene.
Personlig support när den behövs
Sobona har CloudCare och får löpande stöd från Cloud Connection.
”Supporten är mycket bra och vi får bra hjälp av konsulter när det behövs. Det känns extra kul att Cloud Connection är så personliga”, säger Helene.
Användningen har också utvecklats sedan införandet. Från början bokade Sobona inte manuella verifikat i Visma Net. Nu gör de det, och kan därmed boka moms även på manuella utlägg.
Rådet till andra
Vad skulle Helene säga till en organisation som överväger Visma Net?
Vill ni också få mer tid över i ekonomiarbetet?
Fyll i formuläret så kontaktar vi dig!
Läs fler kundhistorier
Se alla Kundcase
