Tre rekordår i rad, utan en enda nyanställning

7 000 olika artiklar. 100 leverantörer. Läkemedel, kosttillskott och naturkosmetik, med egna avgiftsregler och krav på spårbarhet, som distribueras till apotek och hälsokostbutiker i hela Norge och säljs direkt till konsument via den egna webbutiken. Att hålla ordning på alla bitar är ett krävande pussel.

Arnika har klarat det i 30 år.

Systembytet 2021 blev starten på tre rekordår i rad. Rörelseresultatet gick från 1,2 miljoner norska kronor 2023 till 1,4 miljoner 2024 och landade på 2,7 miljoner 2025.

Två krav som avgjorde valet

2020 började Torleiv leta efter ett nytt system. Kravlistan var kort men absolut: allt i molnet, och ekonomi och logistik i samma lösning. ”Visma Net kändes mest rätt vid den tiden. Att det var en molnlösning och ett kombinerat logistik- och ekonomisystem var precis vad vi behövde”, säger Torleiv.

För en grossist är kravet på ett enda system ingen teknisk detalj. Det är skillnaden mellan att veta hur det går och att få reda på det i efterhand. När ekonomi och lager fungerar var för sig måste de samordnas manuellt. Bokföringen släpar efter det som händer på lagret, och i den eftersläpningen uppstår felen: slutsålda varor säljs, man beställer hem varor som var populära för flera månader sedan och priser sätts utifrån inaktuella kostnader.

”Att samla ekonomi och lagerfunktion i ett system är en stor fördel, inte minst för uppföljning, priskontroll och varuflöde”, säger Torleiv. ”Det gör också allt lättillgängligt för kundtjänst, som ser både lagerstatus, hur det går med leveranserna, priser och ekonomin som helhet.”

Vem som satte upp det var lika viktigt som systemet

Torleiv var lika noggrann i valet av partner som i valet av system. ”För mig är det viktigt att samarbetspartner och leverantörer har en viss historik. Att det finns en historik, en trygghet, en stabilitet. Referenser är också jätteviktiga”, säger han.

Valet föll på Cloud Connection. Och ganska snart stod de inför något som få leverantörer hade löst tidigare: Arnika säljer läkemedel, och med det följer avgifter som inte fanns som standardfunktionalitet i Visma Net.

”De har hittat lösningar på lite utmanande frågor. Vi hade några speciella avgifter, läkemedelsavgifter, som behövde lösas och som måste byggas specifikt för oss”, berättar Torleiv.

Cloud Connection byggde lösningen från grunden. Den är skräddarsydd för Arnikas behov.

Streckkoden som fångar felet

I det gamla systemet fanns det lite kontroll mellan plocklistan och kartongen som gick ut genom dörren. Nu skannas varje artikel innan den lämnar lagret. ”Vi har streckkodsläsning som kontrollerar att det är rätt vara vi levererar. Det hade vi inte i det gamla systemet, och det är en av sakerna som har gett mycket bättre precision i det vi levererar”, säger Torleiv.

”Det har gjort att vi har mycket större kontroll på varor in och ut, och på att rätt varor plockas. Streckkodslösningar är på plats och priserna följs upp. Generellt har vi mycket mer kontroll på helheten, och viktigast av allt: det är synkroniserat med bokföringen.”

Webbutiken som håller sig själv uppdaterad

För en webbutik med tusentals artiklar är inaktuell lagerstatus en direkt kostnad. Kunden beställer något som inte finns, och jobbet måste göras om. Trine Sedlak Nyhus, butikschef för Arnika.no, märker skillnaden varje dag.

Arbetet görs på ett ställe och resultatet dyker upp på ett annat. ”Jag använder Visma Net för att skapa nya artiklar, artikelrader och information från återförsäljare. Då går det direkt ut i webbutiken och är uppdaterat där hela tiden”, berättar Trine.

När inköpen hängde på en person

Med 7 000 artiklar och 100 leverantörer låg inköpsbesluten hos en person, dels i ett egenbyggt Excel-upplägg, dels i hans huvud. ”Innan vi började med Smart Bestillingsforslag var det jag ensam som skötte beställningarna av de 7 000 artiklarna vi har här och de 100 olika leverantörerna. Jag hade byggt ett eget system eftersom det inte fungerade tillräckligt bra i Visma Net, med ett speciellt Excel-system och mycket i huvudet”, berättar Torleiv.

Nu är det annorlunda. ”Nu kan vi lättare lämna över det till andra. Visma Net och Smart Bestillingsforslag ger bra förslag, och så småningom hoppas jag att vi till och med kan automatisera en del av inköpen.”

”Vi ser att utskick av e-post, fakturor, följesedlar, varumottagning, flöden, integrationen mot webbutiken och hur hela ekosystemet fungerar med uppdateringar via automationer sparar oss massor av arbete”, säger Torleiv.

En partner som svarar

”Generellt är de väldigt snabba på att svara på supportärenden som vi skickar in”, säger Torleiv om samarbetet med Cloud Connection. Han lyfter också fram att lösningen går att forma efter hur de faktiskt arbetar. ”Du kan sätta upp egna sidopaneler med lite hjälp från Cloud Connection eller interna IT-personer, så formar du det så att det passar ditt sätt att arbeta.”

Det har gått fyra år sedan systemet togs i drift. Arnika växer fortfarande, och bemanningen är densamma. ”Från 2021 fram till nu har vi haft en ökning på 23 procent utan att behöva fler personer på lagret eller i administrationen. Det är tack vare Visma Net”, avslutar Torleiv.