Pengarnas kretslopp i bygg- och anläggningsprojekt
För några veckor sedan delade vi en checklista med tio frågor om ert affärssystem. Fick du några nej? Då är nästa fråga: var börjar vi?
Svaret ligger i hur pengarna faktiskt rör sig i ett projekt. Varje projekt inom bygg och anläggning går runt i samma kretslopp, från kalkyl till uppföljning och tillbaka igen. Varje gång informationen byter system eller person finns en risk att den tappas på vägen. Och ju fler projekt och bolag ni driver samtidigt, desto fler sådana övergångar blir det.
Projektekonomins kretslopp i sex steg
1. Kalkyl och anbud: priset sätter marginalen
Här bestäms vad projektet ska tjäna. En kalkyl som bygger på gissningar ger ett anbud som bygger på gissningar. Den bästa kalkylen bygger på utfallet från förra projektet.
2. Projektstart: budgeten läggs in, per delprojekt
Budgeten läggs in i systemet, uppdelad på del- och underprojekt. Ligger den i ett separat kalkylblad finns det inget att följa upp mot senare.
3. Arbetet på plats: tid, material och maskiner i fält
Det är här de flesta kostnaderna uppstår. Timmar, material och maskiner registreras direkt i mobilen, på rätt projekt. Med en kalkylerad timkostnad kan kostnaden bokföras på projektet så snart timmen är godkänd, i stället för när lönen betalas ut veckor senare. Kommer rapporterna på papper eller i efterhand tappas information redan här.
4. Kostnader in: fakturor på rätt projekt
Leverantörsfakturor och underentreprenörer behöver hamna på rätt projekt och aktivitet när de kommer in. Med automatisk fakturatolkning och digitalt attestflöde konteras fakturan direkt och går till rätt projektledare för godkännande. Annars ser projektet lönsamt ut ända tills fakturorna fördelas manuellt.
5. Fakturering: delfakturor, ÄTA och avräkning
Allt som gjorts ska faktureras, oavsett om det är löpande räkning, fast pris med delfakturering eller ÄTA-arbeten. När godkända timmar och material redan ligger på projektet kan fakturautkasten skapas direkt därifrån, så att inget faller bort mellan bygget och fakturan.
6. Uppföljning: marginalen syns i realtid
Projektledaren och ledningen ser budget, kostnad, intäkt och marginal löpande, per projekt och delprojekt, inte först vid bokslut. Rapporterna uppdateras av sig själva i stället för att sammanställas i Excel, och dokumentationen finns samlad när revisorn eller beställaren frågar.
Och så börjar det om. Utfallet från uppföljningen blir underlaget till nästa kalkyl. Det är det som gör det till ett kretslopp och inte en rak linje. Ett företag som ser sina siffror räknar bättre nästa gång.
Var läcker kontrollen?
Oftast i övergångarna, inte i stegen. När vi pratar med bygg- och anläggningsföretag innan de byter system återkommer tre problem:
- Timmar, maskiner, material och fakturor ligger i olika system. Allt registreras två gånger eller sammanställs i Excel.
- Projektledarna får den ekonomiska statusen för sent. De saknar löpande översikt över budget, kostnad, fakturerat och förväntat resultat.
- Äldre serverlösningar och skakiga integrationer gör attest, rapportering och koncernuppföljning onödigt tungrodd.
Varje övergång som kräver manuell hantering är en plats där pengar och tid försvinner. Därför handlar ett bra affärssystem för bygg och anläggning mindre om enskilda funktioner och mer om att kretsloppet hänger ihop.
Ni behöver inte byta ut verktygen på bygget
SmartDok eller ert tidrapporteringsverktyg får vara arbetsytan i fält. Visma Net blir det ekonomiska facit: projektredovisning, inköp, lager och rapportering på ett ställe, med integrationer som tar timmar och kostnader hela vägen till projektet och fakturan.
Så gjorde till exempel MBA Entreprenør och Kronsteingruppen. De behöll sitt flöde i SmartDok samtidigt som ekonomisystemet moderniserades. Kronsteingruppen tog dessutom ett bolag i taget i stället för att byta allt på en gång.
Så hittar ni var ni ska börja
Ta fram dina svar från checklistan och markera dina nej i kretsloppet. Samlas de kring ett steg vet du var du ska börja. Ligger de utspridda sitter problemet troligen i övergångarna. Då handlar det om helheten snarare än en enskild funktion.
Vill du se var det läcker hos er?
Boka ett kort samtal så går vi igenom ert kretslopp tillsammans. Johannes Halvarsson nås på 010-173 61 02 eller johannes.halvarsson@cloudconnection.se.
