10 saker bygg och anläggning bör kontrollera i affärssystemet
Projekt som spretar i tid och omfattning, material som ska räknas, timmar som registreras ute på fältet, och krav på dokumentation som bara blir strängare. Bygg- och anläggningsbranschen ställer andra krav på ett affärssystem än de flesta andra branscher. Ett system som fungerade bra för fem år sedan håller inte nödvändigtvis jämna steg med tillväxten idag.
Vi har satt ihop en checklista med tio punkter ni bör gå igenom för att ta reda på om affärssystemet faktiskt hänger med. Oavsett vilket system ni använder idag är det här bra frågor att ställa sig.
1. Har ni projektredovisning på plats, inte bara en samlad redovisning?
Det räcker inte att veta hur det går totalt sett. Ni behöver veta hur det går för varje enskilt projekt. Dessutom är det inte bara god praxis, i många fall är separat projektredovisning ett krav enligt bokföringslagstiftningen för större projekt. Har ert system stöd för detta utan manuella omvägar i kalkylblad, eller ligger det egentliga facit fortfarande i ett Excel-ark hos varje enskild projektledare, som sedan sammanställs manuellt för hela organisationen?
2. Ser ni lönsamheten medan projektet pågår, eller först när det är klart?
Många får hela bilden först när projektet är avslutat och alla fakturor är bokförda. Då är det för sent att justera kursen. Traditionellt registreras timmar löpande under månaden, men lönen körs först efter 40–50 dagar, och kostnaden bokförs då initialt enligt kontantprincipen, innan man gör manuella periodiseringar av lönen för att få timkostnaden på rätt månad i projekten. Under den förseningen kan förbrukning ha uppstått, och budgeten kan redan vara överskriden utan att någon har sett det. Ett bra affärssystem ger realtidsöversikt över kostnader, timmar och intäkter mot budget, och låter er borra ner på del- och underprojekt för att hitta exakt var avvikelsen har uppstått - inte bara att den finns.
3. Registreras timmar direkt från byggarbetsplatsen?
Om tidrapporter fortfarande fylls i på papper eller i Excel och registreras i efterhand, förlorar ni både tid och precision. Mobil tidsregistrering direkt från fältet, gärna kopplad automatiskt till rätt projekt, sparar administration och ger mer korrekta siffror att styra efter.
Med kalkylmässig kostnad på timmarna kan kostnaden bokföras så snart timmen är godkänd, istället för att vänta tills lönen är utbetald. Det fungerar likadant oavsett om de anställda är månadsavlönade, timavlönade eller inhyrd arbetskraft. Med integration mellan tidsystem och affärssystem kan timmarna omvandlas till intäkt löpande, istället för att det ställs samman vid sidan om. Det tar bort manuellt arbete.
4. Kommunicerar affärssystemet med verktygen ni använder ute i fält?
Många bygg- och anläggningsföretag använder verktyg som SmartDok för arbetsmiljö (HMS), tid och maskinuppföljning utöver affärssystemet. Om dessa inte är kopplade till varandra hamnar ni i dubbelregistrering och ökad risk för fel. För många är detta i praktiken en förutsättning för att överhuvudtaget byta system, inte bara en extra fördel. Kontrollera om ert system stödjer integration mot de branschverktyg ni redan har.
5. Har ni kontroll på lager och material över projekten?
Material som blir liggande, utrustning som inte kommer tillbaka från förra projektet, inköp som görs dubbelt. Det här kostar mer än de flesta tror. Ett system med bra lagerstyrning ger överblick över vad som finns var, och vad som faktiskt behövs till nästa jobb. Fakturerar ni allt material och annan förbrukning som bokförs mot projekten?
6. Ligger data samlat, eller är det utspritt på flera system?
Timmar, maskiner, materialförbrukning och fakturor i olika system innebär att information måste hämtas och stämmas av manuellt, oftast i Excel, innan någon har hela bilden. När data dessutom måste registreras på nytt i flera system ökar både tidsåtgången och felmarginalen. Överväg om det är möjligt att samla fler av dessa funktioner i en plattform.
7. Stödjer systemet delfakturering och löpande avräkning?
Stora projekt går sällan att fakturera med en enda slutfaktura. Kontrollera att systemet enkelt hanterar delfakturering, avbetalningsfakturering och löpande avräkning mot framdrift, utan att det kräver manuellt extraarbete varje gång. Ni bör också kunna se innestående belopp hos både kund och leverantör löpande under hela projektet, inte bara räkna fram det manuellt när en faktura ska skickas. Löpande bokföring av innestående belopp gör dessutom avstämningen av balansräkningen vid årsbokslut enklare.
8. Kan systemet växa med er?
Ett system som fungerar för 20 anställda och några få projekt samtidigt håller inte säkert när ni dubblar omsättningen eller tar er an större kontrakt. Fråga leverantören konkret: Vad händer med systemet när vi växer?
9. Är dokumentationen lätt tillgänglig vid kontroll eller revision?
Kraven på dokumentation i branschen blir inte mindre strikta. Kan ni ta fram komplett projektdokumentation, som underlag, tidrapporter och avtal, utan att leta i flera system eller pärmar när någon frågar?
10. Får ledningen samlad överblick över projekt och avdelningar?
Till sist: kan ledningen faktiskt se hur det går, utan att vänta på manuella rapporter från varje projekt? Bra rapportering över hela verksamheten ger bättre beslutsunderlag, och mindre tid som läggs på att sammanställa siffror som borde vara tillgängliga i realtid.
Hur ser det ut hos er?
Kryssa av på egen hand: Hur många av de tio punkterna kan ni svara ja på idag? Om ni sitter kvar med fler "nej" än ni önskar, kan det vara dags att se närmare på om affärssystemet faktiskt är byggt för branschen ni verkar i.
Hur ser det ut hos er?
Vi på Cloud Connection arbetar dagligen med bygg- och anläggningsföretag som vill ha bättre kontroll på sina projekt, oavsett om det handlar om Visma Net eller Business NXT. Hör gärna av dig om du vill bolla var ni står idag.
