Vad är ett affärssystem?

Ett affärssystem är en digital lösning som integrerar olika affärsprocesser inom ett företag, från ekonomi till kundrelationer. Genom att centralisera data och automatisera rutinuppgifter hjälper systemet företag att vara mer effektiva och fatta välgrundade beslut.

ERP – affärssystem för stora företag

Affärssystem kallas ibland även för ERP eller ERP-system. Förkortningen betyder Enterprise Resource Planning, det vill säga resursplanering för större företag. Syftet är att underlätta hantering av processer och organisering hos företag och verksamheter. Genom automatiserade flöden och integrationer med andra system kan ERP skapa möjligheter av optimering och effektiviseringen av verksamheten.

Skapar ett enormt värde

Det huvudsakliga värdet fås i effektiviseringen och automatiseringen av flera arbetsflöden. Däremot finns det ytterligare fördelar som skapar värde för företag som väljer att implementera ett affärssystem.

• Effektiviserar affärsprocesser
• Centraliserar och förbättrar informationsflödet
• Underlättar snabbare och bättre beslutsfattande
  Reducerar driftskostnader
• Höjer kundtillfredsställelsen
• Stöder företagets tillväxt och flexibilitet
• Förbättrar intern samverkan
• Stärker riskhanteringen

Gör mer än ett ekonomisystem

Ett ekonomisystem hanterar ekonomiska aspekter av ett företag. Det fokuserar främst på bokföring, fakturering och andra finansiella uppgifter. Ett affärssystem går ett steg längre genom att integrera andra affärsfunktioner såsom HR, försäljning och lagerhantering.

I valet och kvalet?

Det finns flera viktiga aspekter att överväga för att säkerställa att system möter just era behov och stödjer företagets tillväxt och utveckling. Här är fyra centrala punkter att tänka på vid val av affärssystem:

Funktioner

• Anpassning till verksamhetens behov
  Systemet bör erbjuda de funktioner och verktyg som är nödvändiga för era processer och branschkrav. Detta inkluderar allt från kundhantering (CRM) och ekonomi till lagerhantering och rapportering.
• Skalbarhet
  Välj ett system som kan växa och anpassas efterhand som ditt företag utvecklas. Det bör vara lätt att lägga till användare, funktioner och integrera med andra system.

Flexibilitet

• Anpassningsbarhet
  Systemet bör vara flexibelt nog att anpassas till unika affärsprocesser och ändras i takt med att företagets behov förändras.
• Integration med andra system
  Kontrollera systemets förmåga att integreras med andra verktyg och plattformar som ditt företag använder, såsom e-postsystem, CRM, ERP och branschspecifika applikationer.

Kostnader

• Initiala och löpande kostnader
  Förstå de totala kostnaderna, inklusive licensavgifter, anpassning, implementering och eventuella uppgraderingar. Jämför olika betalningsmodeller (t.ex. engångskostnad vs. prenumeration) för att hitta det mest kostnadseffektiva alternativet för ditt företag.
• ROI
  Bedöm den förväntade avkastningen på investeringen genom att jämföra kostnaderna för systemet med de potentiella effektivitetsvinster och kostnadsbesparingar det kan medföra.

Support

• Tillgänglighet och kvalitet
  Utvärdera leverantörens supporttjänster. Titta på aspekter som tillgänglighet, svarstider och tillgången på resurser samt användarguider och utbildningsmaterial.
• Utbildning och rådgivning
  Se till att det finns tillgång till utbildning för användarna samt rådgivning under implementeringsfasen för att säkerställa en smidig övergång till det nya systemet.

Säkerhet

1. Dataskydd och integritet
   Det bör finnas robusta funktioner för dataskydd (enligt exempelvis GDPR), inklusive kryptering av vilande data och under överföring, samt säkerhetskopiering och återställning av data.
2. Användarautentisering och åtkomstkontroll
   Systemet bör erbjuda avancerade funktioner för användarautentisering såsom flerfaktorsautentisering (MFA) och detaljerad åtkomstkontroll, så att användare endast kan komma åt de data och funktioner de är behöriga till.
3. Regelbunden säkerhetsuppdatering och underhåll
   Fråga om leverantörens processer för säkerhetsuppdateringar och systemunderhåll. Regelbundna uppdateringar är avgörande för att skydda systemet mot nya hot och sårbarheter.

Olika affärssystem

Det finns framför allt fyra olika affärssystem; molnbaserade, lokalt installerade, standardiserade och branschspecifika. Nedan kan du läsa om hur dessa skiljer sig åt.

Molnbaserade

Ett molnbaserat affärssystem är värd på en molnserver. Detta ger användarna möjlighet till åtkomst av systemet med endast internetanslutning, var de än befinner sig. Dessa är skalbara, uppdateras regelbundet och minimerar behovet av fysisk lagring. Det anses också vara säkrare att lagra data i molnet än lokalt.

Lokalt installerade (on-premise)

On-premise-system finns installerade lokalt på en dator och server. Dessa kan erbjuda många anpassningsmöjligheter, men har ofta högre initiala kostnader och kräver i regel mer underhåll. En nackdel med att ha ett lokalt installerat system är att en användare ofta är låst till att logga in från en enhet. Det innebär att all data riskerar att gå förlorad om datorn skulle krascha eller komma bort.

Standardiserade

Standardiserade affärssystem är generella utan någon anpassning eller hänsyn till någon specifik bransch. För att anpassa ett standardiserat system utefter särskilda behov krävs integrering av externa system. Ju fler system som är integrerade, desto mer är det att hålla reda på.

Branschspecifika

Branschspecifika system är designade för att möta behoven i en specifik bransch. Detta är ofta en fördel då systemet innehåller de funktioner och verktyg som möter branschens specifika utmaningar och krav.

Funktioner i ett affärssystem

Ett affärssystem kan innehålla verktyg och funktioner för hantering av flera viktiga delar i en organisation. Några av dem är:

• Ekonomihantering.
• Finansrapporter och redovisning.
• CRM.
• Projekthantering.
• HR/löneadministration.
• Lager och logistik.
• Orderhantering.
• Inköp.

Faktorer som påverkar kostnaden

Ett lokalt installerat on-premise-system har ofta en initialt högre engångskostnad, medan ett molnbaserat har löpande kostnader. Men det finns fler faktorer som påverkar kostnaden för att ha ett affärssystem.

Kostnaden kan bland annat påverkas av:

• Antal program.
• Antal användare och licenser per program.
• Antal integrerade system.
• Eventuella anpassningar.
• Supportkostnader.

Anpassningar

Anpassningen av affärssystem för olika branscher är en viktig del i att säkerställa att systemen stödjer företagets specifika behov och arbetsflöden. Ett företag som erbjuder tjänster har andra behov än ett företag som säljer produkter.

Tjänster och service

För tjänsteföretag är relationen med kunden central. Därför är CRM-funktioner som kan hantera kundinformation, kommunikationshistorik, preferenser och tidigare inköp eller interaktioner en självklar integrering. För att få detaljerad spårning av mängden tid och resurser som används för olika projekt bör det också inkludera verktyg för projektplanering, tidsrapportering, kostnadsuppföljning och fakturering baserad på utfört arbete.

Funktioner för att hantera serviceärenden såsom ärendehantering, schemaläggning av tekniker eller konsulter samt uppföljning av kundnöjdhet är av största väsentlighet. Det skapar förutsättningar för snabbare respons på kundförfrågningar och en mer effektiv supporthantering.

• Kundhantering
• Tids- och projektstyrning
• Servicehantering
• Mobilitet

E-handel och retail

Att få till en effektiv lagerhållning gör stor skillnad för e-handels- och retailföretag. Ett anpassat affärssystem bör inkludera realtidsuppdateringar av lagersaldon, automatisk påfyllnad av lager baserat på försäljningstrender samt integrering med leverantörssystem för snabb beställning av nya varor.

Allt som går att automatiseras bidrar till ett smidigare varuflöde; det kan inkludera allt från hantering av beställningar till mottagande och packning samt leverans till kund. Systemet bör även kunna hantera returer och byten på ett smidigt sätt.

För att kunden ska få en så sömlös köpupplevelse som möjligt är det viktigt att systemet kan integreras med den e-handelsplattform och betalningssystem som används. Detta inkluderar säker hantering av transaktioner, stöd för flera betalningsmetoder och valutor samt beräkning av fraktkostnader och leveranstider. Avancerade verktyg för analys och rapportering hjälper företag att förstå försäljningstrender, kundbeteende och lagerprestanda.

1. Lagerhantering
2. Orderhantering
3. E-handelsintegration
4. Analys och rapportering

Våra affärssystem

Vi erbjuder flera olika affärssystem, lämpliga för både små, medelstora och stora företag.

Visma.net

Visma.net är en molnbaserad lösning som kan hjälpa medelstora till stora företag med funktioner såsom finansiell hantering, inköp, försäljning, lagerhantering och projektledning. Tack vare att det är molnbaserat kan användare komma åt systemet var som helst.

Visma Business

Visma Business är ett omfattande system som kan anpassas för att möta olika företags unika behov. Systemet kombinerar redovisnings- och ekonomifunktioner med verktyg för kundrelationer, lagerhantering och mer. Systemet är skalbart och lämpligt för både små och stora företag.

Business NXT

Business NXT är egentligen Visma Business i molnet, alltså en molnbaserad plattform designad för att stödja företagstillväxt. Plattformen kombinerar avancerade analysverktyg med funktioner för automatisering.

Upptäck våra systemlösningar eller ta kontakt med oss för en kostnadsfri demo i hur de fungerar!