Projektplanering och projekthanteringssystem: Så lyckas du med ditt projekt steg för steg

Projektplanering är en central del av företags framgång, ändå kämpar många företag idag med manuella processer som tar mycket tid och minskar produktiviteten hos medarbetarna. Genom att införa mer intuitiva, smidiga och automatiserade arbetsflöden går det att åstadkomma en väsentligt ökad effektivitet. Utan rätt verktyg och stöd kan processen däremot kännas svår och komplicerad.

För att hjälpa dig på traven har vi skapat denna guide som låter dig utforska grunderna i projektplanering. Vi delar också med oss av hur du går till väga för at lyckas med dina projekt, steg-för-steg. Tillsammans tar vi en titt på hur du kan använda ett projekthanteringssystem som ett verktyg i att förenkla din projektplanering.

Vad är projektplanering?

Innan vi dyker djupare in i stegen för effektiv projektplanering är det viktigt att få en tydlig förståelse för vad det faktiskt innebär.

Projektplanering är processen att strategiskt planera, genomföra och noggrant övervaka projekt från början till slut för att uppnå specifika mål inom angivna tidsramar och resursbegränsningar. Det handlar om att ta hänsyn till både människor och resurser samt organisera arbetsuppgifter på ett strukturerat sätt – allt för att säkerställa att man når önskade resultat och i slutändan kan fakturera för de tjänster som levereras eller för den tid som lagts ned.

Steg 1: Implementering av ett effektivt Project Management System

Ett Project Management System är en samling verktyg, processer och metoder som används för att hantera projekt effektivt. Ett projekthanteringssystem hjälper projektledare och team att samarbeta, hålla sig organiserade och uppnå projektets mål.

Att använda sig av ett projekthanteringssystem effektiviserar alltså processer och minskar manuella arbetsmoment. Att dessutom ha rätt typ av Project Management System är avgörande för företagets utveckling, eftersom det finns en gräns då användningen av exempelvis Excel eller andra system blir för komplicerad.

Fördelar med att använda ett Project Management System:

• Bättre kommunikation: Ett Project Management System erbjuder en central plats för att dela projektinformation, vilket förbättrar kommunikationen inom teamet.
• Effektiv resursallokering: Med ett projekthanteringssystem kan du enkelt fördela och övervaka användningen av resurser som tid, personal och hålla kolla på kostnader.
• Tydligare ansvarsfördelning: Varje teammedlem vet vad de förväntas göra och när de förväntas göra det, tack vare ett Project Management System.
• Ökad spårbarhet: I ett projekthanteringssystem kan du enkelt spåra framsteg, avvikelser och ändringar i projektet.

Steg 2: Projektplanering med Visma.net Project Management

För så effektiv projektplanering som möjligt är det viktigt att använda rätt projekthanteringssystem, och här är Visma.net Project Management ett bra alternativ. Det säkerställer att ditt projekt följer en strukturerad väg framåt och att alla resurser används på ett effektivt sätt.

Henrik Muhl arbetar som konsult på Cloud Connection och har sett vilka funktioner inom Visma.net Project Management som har visat sig vara särskilt effektiva för kunderna:

Resursallokering och automatiserad fakturering är två av de mest kraftfulla funktionerna. De sparar inte bara tid utan ökar även effektiviteten avsevärt.

Henrik Muhl

Konsult på Cloud Connection

Integrationer i Visma.net Project Management

För att kunna erbjuda branschen en helhetslösning erbjuder Cloud Connection smidiga integrationer med olika affärssystem för Visma.net Project Management, inklusive Visma.net, Visma Business, Visma Administration och Visma eEkonomi. Användare som hanterar tidrapporter kan också koppla Visma.net Project Management till Visma Lön och integrera kalendrar för att optimera planering och schemaläggning.

Dessutom har Visma.net Project Management ett öppet API som gör det möjligt att anpassa och integrera systemet med andra verktyg och program.

Uppföljning och rapportering

För att lyckas med projektplaneringen är det såklart viktigt att följa upp hur projekten utvecklas och kunna rapportera om det på ett smidigt sätt. Ett bra sätt att göra detta är att använda ett Business Intelligence-verktyg tillsammans med ditt projekthanteringssystem.

Med hjälp av BI-verktyget kan du skapa skräddarsydda rapporter och dashboards över dina projekt. Dessa rapporter kan anpassas för olika målgrupper, från ditt projektteam till företagsledningen, och presentera informationen på ett lättförståeligt sätt.

Dessutom kan BI-verktyget automatiskt generera rapporter och skicka notiser om det uppstår problem eller om projektet avviker från planen. Det sparar tid och gör att du kan agera snabbt när det behövs, som till exempel om projektet blir försenat eller om kostnaderna överskrider budgeten.

Steg 3: Arbeta med en långsiktig partner för ditt Project Management System

Att ha en trygg partner när det gäller sitt projekthanteringssystem är avgörande. Vi på Cloud Connection har lång erfarenhet av att arbeta med Visma.net Project Management, både som erbjudande för våra kunder men också själva i vårt dagliga arbete, och förstår vikten av ett långsiktigt partnerskap.

Vi är inte bara här för att implementera ett projekthanteringssystem utan stöttar våra kunder genom hela processen, från första kontakten till kontinuerlig support. Vårt engagemang slutar inte när våra kunder har börjat arbeta i systemet, det är då det verkliga långsiktiga arbetet börjar, förklarar Henrik.

Henrik Muhl

Konsult på Cloud Connection

Process för projektplanering med Cloud Connection

På Cloud Connection har vi gedigen erfarenhet av att implementera Visma.net Project Management åt våra kunder, oavsett bransch, och följer ofta dessa steg:

1. Workshop och nuvarande arbetsprocesser:

• Workshop för att förstå kundens nuvarande arbetsprocesser.
• Identifierar affärsområden, önskemål om uppföljning och önskad visuell presentation.
• Undersöker hur kunden arbetar och hur systemet kan integreras med befintliga processer.

2. Analys och anpassning:

• Utformar en skräddarsydd lösning som passar kundens specifika behov baserat på den insamlade informationen.
• Kommunicerar kontinuerligt med kunden för att ställa frågor och få deras input under denna process.

3. Dialog och kundens delaktighet:

• Håller en öppen dialog med kunden genom hela implementationsfasen.
• Ger kunden möjlighet att aktivt delta i beslutsprocessen och ge feedback.
• Anstränger sig för att involvera kunden och låta dem känna ägarskap över systemet.

4. Konfiguration och godkännande:

• Konfigurerar och sätter upp den tekniska miljön i systemet enligt de överenskomna anpassningarna.
• Kunden bedömer och godkänner resultatet av implementationen.
• Eventuell konstruktiv kritik tas emot och används för förbättringar.

5. Förvaltningsfas och uppföljning:

• Går in i en förvaltningsfas med stöd och hjälp för kundvård och eftermarknad.
• Erbjuder kontinuerlig support och hantering av eventuella problem.
• Uppmuntrar till dialog om eventuella förändringar i organisationen som kan påverka systemet och erbjuder hjälp vid behov.

Din trygga partner för projektplanering och Visma.net Project Management

För att lyckas med dina projekt och och maximera din effektivitet är det viktigt att använda rätt projekthanteringssystem och ha rätt partner vid din sida.Vi är stolta över att vara partner åt många framstående företag för projektplanering; våra nöjda kunder är ett bevis på vårt engagemang för att leverera högkvalitativa lösningar. Dessutom använder vi själva Visma.net Project Management dagligen i vårt arbete och kan därför systemet utan och innan, och vet hur det ska användas för att uppnå bästa möjliga resultat.

Vill du veta mer om hur ett Project Management System och Visma.net Project Management kan effektivisera dina projekt? Kontakta oss idag för mer information om hur vi kan skräddarsy en lösning som passar just era specifika behov.