Från manuell vardag till digitala möjligheter: Hedmark Service valde Visma Net

Hedmark Service har levererat produkter och tjänster inom kompressorer, brandskyddsutrustning, första hjälpen och portar i över 45 år. De täcker hela landet med både försäljning och service, och har tekniska fackpersoner ute på vägarna varje dag.

När de blev tvungna att lämna det gamla ekonomisystemet var det med blandade känslor. – Jag skulle säga att vi kände lite sorg när vi var tvungna att lämna Mamut, säger ekonomiansvarige Eirik V. Olsen. – Vi hade använt det så länge och kunde det utan och innan. Men när SpeedyCraft inte längre kunde integreras hade vi inget val.

Skräddarsöm och ärlighet

Valet föll på Visma Net, och det gjordes i nära samarbete med oss på Cloud Connection.

– Det viktigaste för oss var att välja en partner vi kunde lita på, säger vd Espen Jahnsrud. – Vi fick ärliga besked, blev förberedda på att det skulle kräva tid och resurser, och det visade sig stämma helt.

Cloud Connection hjälpte till att kartlägga behoven, och lösningen blev Visma Net som ekonomisystem, integrerat med SpeedyCraft, Tidsbanken och Payroll.

– Det fanns många fallgropar vi ville undvika. Därför lade vi mycket tid i förväg. Vi testade, justerade och tog oss tid att göra det ordentligt, säger Eirik. – Det var avgörande.

En vardag i förändring

Övergången drog i gång i mars 2024. För flera blev det en brant inlärningskurva, men det dröjde inte länge innan vinsterna blev synliga.

– I början var det lite kaotiskt, erkänner HMS-ledare Nina Iren Lindberg. – Men vi möttes av ett lösningsorienterat och tålmodigt gäng. Särskilt Stian Thorsen från Cloud Connection, som tidigare arbetade med Mamut, var helt ovärderlig i den här fasen.

Det fanns en del utmaningar att lösa, särskilt kring samlad fakturering och varulager i testmiljön, men systemen anpassades efter Hedmark Services drift.

– Den största skillnaden är att allt nu flyter digitalt, säger Nina. – Inrapporteringar från tekniker går automatiskt. Tidigare tog det kanske tio minuter per uppdrag att ladda upp bilder och rapporter. Nu sker det av sig själv.

Och med sju tekniker som utför 3–5 uppdrag varje dag blir den besparingen betydande.

Förenkling i alla led

För kontorschef Eva Westby har det nya systemet gjort vardagen mycket enklare.

Teknikerna var lite skeptiska i början, men även de har blivit övertygade.

– Nu kan de ta fram tidigare rapporter och information om jobb och utrustning direkt på surfplattan. De har översikt, tillgång till delar och dokumentation och känner att det hjälper dem i vardagen, berättar Eva.

Papper är i princip borta. Planeringen, som tidigare skedde i en Google Drive och på utskrivna formulär, görs nu helt digitalt via SpeedyCraft Planner.

– Vi sparar tid, får bättre flöde och färre pärmar, säger Nina med ett leende.

Framtidens logistik är här

Logistikmodulen i Visma Net har också blivit en viktig pusselbit för Hedmark Service. Med tydligare insikt i lagersaldo och rörelser har de nu en helt annan översikt och kontroll än tidigare.

– Visma Net ger oss möjlighet att arbeta med realtidsdata i lagret. Vi kan följa självkostnadspriser, lagersaldo och försäljningsdata, samtidigt som vi får allt direkt in i bokföringen, säger Eirik. – Det ger bättre beslutsunderlag och färre överraskningar.

De ser också stor potential i funktionerna som nu rullas ut med artificiell intelligens (AI). Prognosverktygen i Visma Net blir allt smartare och kan snart ge framåtblickande analyser baserat på historiska data och säsongsvariationer.

– När vi får detta på plats tror jag att vi kan ta vår lagerstyrning till en ny nivå. I stället för att titta i backspegeln kan vi börja planera framåt med mycket större precision. Det ger oss trygghet och bättre kundservice, avslutar Eirik.

Mer insikt och bättre kontroll

Även på ledningsnivå är skillnaden stor.

– Vi har fått bättre insikt och kontroll. Vi kan följa kostnader, lager och fakturering i realtid, säger Eirik. – Vi har börjat ta ut rapporter på säljnivå och använda historiska leverantörsdata för bättre beslutsunderlag.

Han lyfter också fram automatiseringen i Visma Net:

– Jag älskar att jag kan behandla en faktura med några få klick, från inkorg till betalning. Och att allt kan exporteras direkt till Excel gör rapporteringen enkel och flexibel.

Payroll har också blivit en naturlig del av verktygslådan, och Eirik menar att systemen är väl automatiserade så länge man sätter upp dem rätt.

Ett tydligt råd: Ta er tid

Alla fyra är tydliga med vad som gjorde övergången lyckad:

– Att byta system är dyrt, tidskrävande och krävande. Därför måste du göra ett grundligt arbete i förväg. Avsätt tid. Testa ordentligt. Välj en partner att lita på och som du kan utvecklas tillsammans med.

Hedmark Service valde att göra det arbetet, och i dag ser de resultat över hela linjen.