Hur skriver man en projektplan?
En projektplan berättar varför projektet finns, vad som ska levereras, när det ska ske, vem som gör vad och hur beslut tas. Den bör vara kort, tydlig och mätbar. Projektplanen ska tydligt beskriva projektets mål, syfte, omfattning, resurser och arbetsgång, så att alla deltagare och intressenter får en gemensam förståelse för projektet och dess genomförande.
Innehållet i en projektplan
Innehållet i en projektplan bör besvara projektets mål och syfte, vad projektet kommer att kosta, vad leveransen blir samt när och hur projektet kommer att levereras. En projektplan behöver vara så tydlig och övergripande att även utomstående ska kunna skapa sig en tydlig bild och förståelse över projektet.
De frågor som bör besvaras är:
- Vad är projektets mål och syfte?
- Vad kommer projektet leverera?
- Hur kommer projektet levereras?
- När kommer projektet levereras?
- Hur mycket kommer projektet att kosta?
Exempel på innehåll
Exempel på innehåll
| Innehåll | Förklaring | Exempel |
|---|---|---|
| Sammanfattning | Ge en snabb överblick av vad som ska göras, varför, när det ska vara klart och ungefärlig kostnad/omfattning. | Ombyggnad av kontorslokal, 1 200 m² på plan 3–4. Mål: inflytt 30 april, slutbesiktning utan A-anmärkningar. Budget 18 Mkr. |
| Beställare | Ange vem som äger beslut, godkänner leveranser och tar emot slutresultatet (inklusive kontaktvägar). | Byggherre: Byggprojekt AB. Kontakt: Lisen Byggsson, fastighetschef, 070-123 45 67, lisen.byggsson@byggprojekt.se. Godkänner tidplan, budget och ÄTA >150 000 kr |
| Bakgrund | Beskriv varför projektet initierats och tidigare beslut eller utredningar som styr upplägget. | Hyresgäst byter arbetssätt. Förstudie Q2 visade behov av ny planlösning, bättre ventilation och akustik. |
| Syfte och mål | Klargör syftet (varför) och mätbara mål (vad som ska uppnås). | Syfte: anpassa lokaler till ny hyresgäst. Mål: färdigställande 30 april, energianvändning −15 %, ljudklass C i öppna ytor. |
| Nulägesanalys | Beskriv startläget, begränsningar och möjligheter som påverkar genomförandet. | Styrkor: modern elcentral. Begränsning: bärande vägg i zon B. Möjlighet: samordning med planerad hisservice v.9. |
| Omfattning och avgränsningar | Lista vad som ingår och vad som inte ingår för att undvika glidning i omfattning. | Ingår: rivning, nya väggar/glaspartier, VVS/vent, el/ICT, ytskikt, brandskydd. Ingår inte: hissbyte, fasad, hyresgästmöbler. |
| Kravspecifikation | Ange tekniska och processrelaterade krav samt enkla kriterier för godkänd leverans. | AMA Hus 21, brand EI60 där krav. Vent: 8 l/s per person. Godkänt när OVK klar, ljudmätning uppfyller klass C och relationshandlingar levererade. |
| Leverans och överlämnande | Tydliggör vad som lämnas över, i vilket format, till vem och vad som gäller efter överlämning. | Överlämning 25 april: slutintyg KA, relationsritningar IFC/PDF, driftinstruktioner, nycklar/passerkort. Förvaltningsgenomgång 2 h med driftteam. |
| Tidsplan | Visa nyckelaktiviteter, milstolpar och ordning i tiden. Tillräcklig detalj för att styra och följa upp. | Startbesked 10 jan. Rivning 13–24 jan. Stomme 27 jan–14 feb. Installationer 17 feb–28 mars. Ytskikt 31 mars–18 april. Provning 21–24 april. Slutbesiktning 28 april. |
| Aktiviteter | Lista huvudarbeten med uppskattade timmar och ansvarig utförare. | Rivning 400 h (UE Riv), väggar 620 h (UE Bygg), ventilation 520 h (UE Vent), el/ICT 480 h (UE El), ytskikt 360 h (UE Yta). |
| Milstolpar | Markera få, tydliga kontrollpunkter som påverkar beslut, kostnad eller tid. | APD-plan klar 8 jan, installationsstart 17 feb, tätt schakt 6 mars, provdrift 21 april, slutbesiktning 28 april. |
| Riskanalys | Identifiera risker, sannolikhet, påverkan och planerade åtgärder med ansvarig. | Försenad leverans av ventilationsaggregat (medel/hög) – tidigarelägg beställning, veckovis leveransuppföljning. Ansvarig: platschef. |
| Metod och arbetsmodell | Beskriv entreprenadform, mötesfrekvens, planeringshorisont och säkerhetsarbete. | Totalentreprenad enligt ABT 06. Veckomöte torsdag 08.00. Rullande treveckorsplan. BAS-U leder skyddsronder tisdagar. |
| Kommunikationsstrategi | Ange vem som informerar vem, hur ofta och via vilka kanaler, inklusive störningsinformation. | Veckorapport till byggherre fredag. Hyresgästinfo 48 h före buller. Tavla på AP med QR-kod till störningskalender. Ärenden i SmartDok. |
| Organisation och bemanning | Lista roller, namn, tillgänglighet och hur frånvaro hanteras. | Platschef 100 % (L. Eriksson), arbetsledare 80 % (M. Ali), KA 20 % (A. Berg), BAS-P/U namnges. Backup-resurs vid frånvaro >2 dagar. |
| Budget | Redovisa kostnadsram, reserv, uppföljningsfrekvens och eventuella index. | Kalkyl 18,0 Mkr. Reserv 1,2 Mkr. Kostnadsuppföljning varannan vecka. Prisavstämning större varor mot index E84. |
| Rutiner för ärendehantering | Beskriv hur ändringar föreslås, bedöms, beslutas och dokumenteras. | ÄTA anmäls skriftligt före utförande, kalkyl inom 48 h, beslut av byggherre. Tröskel >150 000 kr tas i styrgrupp. Alla beslut loggas och markeras på ritning. |
Hur viktigt är det med en projektplan egentligen?
När ett projekt inte landar som tänkt blir projektplanen din bästa referens. Projektplanen ger en gemensam startpunkt, sätter ramar för vad som är med och inte, och gör det enklare att säga ja eller nej när något nytt dyker upp.
Den används med andra ord under hela projektets gång som ett dokument att luta sig tillbaka mot.
Lär dig mer om hur du kan göra en projektplan!
Hör av dig till oss för ett förutsättningslöst möte, så berättar vi om hur ert projekt kan flyta på smidigt.