Sommarchecklistan för dig som jobbar i Visma Net
Snart är det dags för många att stänga datorn och ta lite välförtjänt ledigt. Innan du gör det är det värt att ta några minuter och stämma av ett par saker i Visma Net, så att sommaren flyter på och du kan starta upp igen utan att behöva reda ut saker som gick att förbereda i förväg.
Så du kan ta semester med lite extra ro.
Stäm av det här innan du går
Det som brukar ställa till det efter semestern är sällan något stort, utan småsaker som ingen hann titta på innan alla gick. Automatiska flöden som inte var konfigurerade rätt, behörigheter som ingen uppdaterat, en momsperiod som glömdes.
Innan du loggar ut för sommaren:
- Återkommande fakturor och automatiska kundpåminnelser är aktiva och inställda rätt
- Attestflöden för leverantörsfakturor har en ansvarig person på plats under sommaren
- Rätt kollegor har rätt behörigheter, och gamla behörigheter för de som slutat är borttagna
- Momsrapporteringen är à jour och rätt period är öppen
Se till att teamet har koll
Det händer att viktig kunskap om systemet sitter hos en enda person, och att den personen råkar vara den som går på semester först. Vem vet hur attestflödet är uppsatt? Vem kontaktar ni om något krånglar?
Det behöver inte vara komplicerat. En kort notering om hur era viktigaste flöden fungerar, vem som ansvarar för vad och vart man vänder sig om något inte stämmer, räcker långt. Det tar en halvtimme att skriva ihop och kan spara mycket frustration för den som sitter kvar.
Kom åt Visma Net varifrån som helst under sommaren
Eftersom Visma Net är molnbaserat kan du och dina kollegor logga in varifrån som helst under sommaren, utan VPN eller krånglig uppkoppling. Behöver någon kolla en faktura, godkänna en betalning eller bara snabbt stämma av läget räcker det med en internetuppkoppling.
Det är en av de praktiska fördelarna med ett molnbaserat affärssystem som det är lätt att glömma bort i vardagen, men som märks extra tydligt under sommaren när alla inte är på samma plats.
Det här är nytt i Visma Net när du loggar in igen
En rolig nyhet att se fram emot är att AI Connect nu är tillgängligt för alla användare i Visma Net. Det lanserades precis innan midsommar och innebär att du kan ställa frågor direkt i affärssystemet på vanligt språk och få svar baserade på er faktiska data.
Istället för att navigera fram till rätt rapport kan du helt enkelt fråga hur ett projekt ligger mot budget, vad en kund har i öppna fakturor eller hur lagernivåerna ser ut just nu. Funktionen aktiveras av en administratör och kräver ingen installation, så det är lätt att komma igång.
Eftersom Visma Net uppdateras automatiskt i bakgrunden kan det också finnas andra förbättringar på plats när du är tillbaka. En snabb titt på vad som är nytt är alltid värt några minuter.
Kom igång smidigt när du är tillbaka
Första dagen efter semestern kan kännas lite överväldigande med allt som samlats. Men om du tar en stund på rätt saker innan du kastar dig in i inkorgen, sparar du tid resten av veckan.
Börja med att kolla av det här:
- Finns det fakturor som inte betalats eller leverantörsfakturor som väntar på attest?
- Hur ser likviditeten ut de närmaste veckorna?
- Är det något som fastnat i ett flöde och behöver hanteras direkt?
Om ni är flera som jobbar i systemet är det också värt att ta några minuter tillsammans. En kort och informell avstämning om vad som hänt gör att alla startar hösten med samma bild.
Ett tips för bättre rapportering i höst
Det du får ut ur affärssystemet speglar alltid kvaliteten på datan i det. Dubbletter, inaktiva projekt som aldrig stängdes, gamla konteringar som ingen hunnit rätta till. Det är saker som smyger sig in under ett halvår och som sällan prioriteras när det är fullt tryck.
Sommaren är ett av de få tillfällena då det faktiskt finns lite utrymme att städa, och det märks direkt i rapporteringen när hösten kör igång.
Hör av er om ni vill ha hjälp att förbereda er inför semestern, komma igång med AI Connect eller bara stämma av hur ni ligger till. Vi på Cloud Connection finns här även under sommaren.
Vill du också ta sommarledigt med gott samvete?
Nina Christensen
Konsult ERP, Göteborg