Outsourca lönen eller sköta den själv – vilket passar er?
Lönehantering är en av de processer som aldrig kan vänta. Varje månad, oavsett vad som händer i verksamheten, måste det bli rätt. Rätt belopp, rätt dag, rätt rapportering till myndigheter.
Och bakom varje lönekörning gömmer sig mer arbete än de flesta räknar med när de sätter upp sin första process: avvikelser, frånvaro, semesterberäkningar, kontroll mot kollektivavtal och löpande regeländringar som ingen riktigt håller koll på.
Förr eller senare ställer sig de flesta företag frågan: ska vi fortsätta sköta det här själva, eller är det dags att lämna över det till någon annan? Det finns inget universellt svar. Men det finns ett antal saker som gör valet tydligare än vad många tror.
Att sköta lönen internt
För många företag är internlösningen det naturliga valet. Man har koll på sina anställda, sina avtal och sin verksamhet, och det finns en trygghet i att ha hela processen i egna händer.
Det fungerar ofta bra när organisationen är liten och stabil, när det finns en person som verkligen äger frågan och har tid att hålla sig uppdaterad, och när löneprocessen inte är alltför komplex. Det som krävs är ett bra system, tydliga rutiner och att den som ansvarar faktiskt hinner med det vid sidan av allt annat.
Utmaningen uppstår när verksamheten växer. Fler anställda innebär fler lönetyper, fler avvikelser och fler saker som kan gå fel. Om lönehanteringen sköts av en person vid sidan av andra uppgifter utan dedikerat systemstöd brukar det förr eller senare börja kosta mer tid än det borde. Och när lagar och kollektivavtal förändras är det lätt att missa något.
Att outsourca lönehanteringen
Att outsourca innebär att man lämnar över hela eller delar av löneprocessen till ett externt team som gör det till sitt huvuduppdrag. Det är inte ett tecken på att man inte klarar det själv, utan ett aktivt val att lägga sin tid på rätt saker.
Det som talar för outsourcing är framför allt tre saker. Risken minskar eftersom någon annan håller koll på regeländringar, semesterberäkningar och myndighetskrav. Tiden frigörs och de timmar som tidigare gick till lönekörning kan läggas på kärnverksamheten. Och kostnaderna blir förutsägbara eftersom ett fast månadsupplägg är lättare att budgetera än en intern resurs som varierar i tidsåtgång.
Den vanligaste missuppfattningen är att outsourcing innebär att man tappar kontroll. I praktiken är det ofta tvärtom. Med ett tydligt upplägg och löpande dialog vet man alltid vad som händer, utan att behöva göra det själv.
Hur vet man vad som passar?
Det brukar bli tydligt ganska snabbt om man ställer sig tre frågor:
- Hur mycket tid lägger ni på lönehanteringen idag, och uppstår det ändå osäkerheter? Om svaret är att det tar för mycket tid och det fortfarande blir fel ibland, är något fel med upplägget oavsett om man sköter det internt eller inte.
- Har ni koll på de senaste regeländringarna? Lagar och kollektivavtal förändras löpande. Om ingen i organisationen fullt ut äger den frågan är det en risk som är lätt att underskatta och som kan bli dyr.
- Vill ni växa utan att behöva bygga en löneorganisation? Tillväxt ställer krav på skalbarhet. Det är värt att fundera på om det interna upplägget håller när ni blir fler, eller om det börjar ta oproportionerligt mycket tid.
Vad vi erbjuder
Oavsett vilket spår som passar er bäst finns det lösningar som stödjer båda vägarna.
För er som vill sköta lönen internt erbjuder vi Nmbrs och Visma Payroll, två molnbaserade lönesystem som automatiserar stora delar av processen och hålls uppdaterade med aktuella lagar och regler. Nmbrs täcker hela medarbetarresan från anställning till offboarding och är det vi rekommenderar i de flesta fall. Visma Payroll passar er som redan arbetar i Vismas affärssystem och vill ha lön och ekonomi tätt ihopkopplat.
För er som hellre outsourcar erbjuder vi CC Lönehantering, där vi går in och kör lönen åt er i Nmbrs eller Visma Payroll. Vi tar hand om lönekörning, avvikelser, rapportering och regelkontroll, och ni väljer själva hur mycket ni vill vara involverade.
Visma Net Expense är ett naturligt tillägg oavsett vilket spår ni väljer och låter medarbetare hantera utlägg och reseräkningar direkt från mobilen utan papperskvitton.
Det finns inget fel val här. Många av våra kunder sätter upp ett system och sköter det mesta själva men tar hjälp av oss vid behov. Andra väljer att lägga över allt från dag ett. Det viktiga är att upplägget faktiskt fungerar i er vardag. Hör av er så pratar vi igenom vad som passar er bäst.
