7 saker företag bör se över för att effektivisera verksamheten under H2
Hösten är igång, och för många företag innebär det fullt fokus redan från första veckan. Kunddialoger ska följas upp, projekt drar igång och målen för året ska nås. Men innan kalendern fylls igen kan det vara värt att stanna upp och se över vad som faktiskt behöver fungera bättre under resten av året, oavsett om du läser det här i augusti eller i november.
I det här avsnittet av Tobias tar tempen har vi pratat med Johannes, som arbetar nära kunder inom ERP och affärssystem, om vilka områden som är värda extra fokus under H2. Gemensamt för punkterna nedan är att de sällan kräver stora investeringar, bara att man vågar titta på det som redan skaver i vardagen.
1. Vad riskerar att rinna ut i sanden hos kunderna?
Ett bra sätt att starta hösten är att titta på det som redan ligger i pipen:
- Offerter som väntar på uppföljning
- Leads som gått kalla sedan i våras
- Kunder som borde ha hört av er för länge sedan
Det är sällan brist på engagemang som gör att saker faller mellan stolarna, det är brist på struktur. Så länge uppföljning hänger på att en enskild säljare kommer ihåg det, eller på en Excel-lista som ingen längre har full koll på, kommer affärer att tappas som redan kostat tid och energi att ta fram.
Ett CRM-system som SuperOffice samlar kunddialoger, aktiviteter och nästa steg på ett ställe, så att uppföljning blir en del av arbetsflödet istället för en minnesfråga. Det handlar inte om att lägga till ännu ett system att hålla koll på, utan om att sluta tappa affärer man redan lagt ner arbete på.
2. Vilka manuella processer har ni vant er vid?
De flesta företag har en manuell process som alla känner till är onödig, men som ingen tagit tag i:
- Fakturor som skrivs om för hand
- Orderdata som matas in på nytt i ett annat system
- Rapporter som byggs ihop manuellt varje månad
Problemet är att den här typen av uppgifter sällan känns akut. Det är bara jobbigt, gång på gång. Men lägger man ihop tiden över ett år blir det ofta betydligt mer än man tror och det är dessutom en av de vanligaste källorna till fel, eftersom manuell inmatning alltid innebär en risk för felskrivningar och glapp mellan system.
Ett modernt affärssystem, som Visma Net eller Business NXT, är byggt för att automatisera just den typen av repetitiva flöden: fakturering, orderhantering, bokföring och rapportering. Att effektivisera arbetsprocesser handlar sällan om ett stort omvälvande projekt. Oftast är det några få, väl valda flöden som gör den största skillnaden.
3. Har rätt personer rätt information för att fatta beslut?
Många företag saknar inte data, de saknar att data hamnar hos rätt person i rätt tid:
- Ekonomichefen väntar på en manuellt hopbyggd rapport
- Säljchefen har en känsla, men ingen siffra förrän månadsslutet
- VD:n får en sammanställning som redan är två veckor gammal när den landar på bordet
Under H2 är det värt att fråga sig: om ni behövde fatta ett viktigt beslut imorgon, skulle ni ha underlaget som krävs eller behöva vänta en vecka på att någon sammanställer det för hand? Ju fler system och kalkylark siffrorna måste plockas ihop från, desto större är risken att beslut fattas på gammal eller ofullständig information.
Ett affärssystem med bra inbyggd rapportering gör skillnad här, framför allt när ekonomi, försäljning och projekt går att se i samma bild istället för i separata filer. Målet är inte fler rapporter, det är rätt siffra, till rätt person, i tid för att den ska göra nytta.
4. Har ni koll på projekten, eller bara på att de rullar?
Ett projekt kan se helt lugnt ut på ytan samtidigt som lönsamheten sakta äts upp under ytan:
- Timmar rapporteras sent eller inte alls
- Resurser bokas dubbelt utan att någon upptäcker det förrän det är för sent
- Ett projekt som såg bra ut i budgeten visar sig, när det är slut, ha gått med förlust
Det här är särskilt vanligt i konsult- och projektverksamheter, där tid, resurser och lönsamhet hänger ihop tätare än i de flesta andra branscher. Utan bra verktyg för projekthantering är det lätt att fokusera på att projekten "rullar på", snarare än på om de faktiskt är lönsamma när alla timmar är räknade.
Med ett system som Severa får ni koll på beläggning, tidrapportering och projektekonomi i realtid, istället för att upptäcka problemen i efterhand. Frågan att ställa sig är inte "rullar projekten?" utan "vet vi hur lönsamma de faktiskt är, just nu?"
5. Pratar era system faktiskt med varandra?
Många bolag har egentligen bra system. Ett bra CRM, ett bra affärssystem, ett bra projektverktyg - men systemen pratar inte med varandra:
- En order läggs i ett system och registreras igen i ett annat
- En ny kund skapas på tre olika ställen
- Information flyttas manuellt mellan avdelningar, dag efter dag
Det är lätt att vänja sig vid den typen av dubbelarbete, särskilt om det byggts upp gradvis under flera år utan att någon riktigt reagerat. Men varje manuellt steg är en möjlighet för fel, och varje minut som går åt till att flytta information för hand är en minut som inte går åt till något som faktiskt skapar värde för kunderna.
Integration mellan system är ofta den mest underskattade formen av effektivisering, just eftersom den inte kräver att man byter ut något som redan fungerar. Det handlar om att koppla ihop det man redan har, så att informationen flödar automatiskt istället för att bäras för hand mellan avdelningar.
6. Har verksamheten vuxit ur sina system?
Ibland är problemet inte att systemen är dåliga, utan att verksamheten har förändrats snabbare än systemen har hunnit följa med:
- Ett lager som byggts för en mindre verksamhet
- En prisstruktur som blivit mer komplex än vad systemet egentligen är byggt för
- Arbetssätt som fortfarande bygger på hur bolaget såg ut för några år sedan, inte hur det ser ut idag
Det här brukar inte visa sig som ett stort, tydligt problem, snarare som en lång rad småirritationer och undantagslösningar som med tiden blivit en del av vardagen, utan att någon riktigt ifrågasatt dem. Just eftersom förändringen sker gradvis är det lätt att vänja sig vid att saker tar omvägar.
Här handlar det sällan om att byta ut hela affärssystemet. Oftast räcker det med anpassningar, kompletterande moduler eller en genomgång av hur systemet faktiskt används idag, jämfört med hur verksamheten ser ut nu.
7. Vad ska faktiskt vara bättre när året är slut?
Det sista och viktigaste steget är att inte försöka lösa allt samtidigt. Det är lockande att skriva en lista med tio stora digitaliseringsprojekt efter sommaren, men den typen av listor blir sällan mer än just en lista.
Ett mer realistiskt sätt att jobba är att välja ut två eller tre konkreta saker som faktiskt ska vara på plats innan året är slut, till exempel:
- Alla offerter följs upp inom en vecka
- En specifik manuell rapport är automatiserad
- Projektlönsamheten går att se utan att någon behöver räkna ihop den för hand
Frågan att ta med sig in i hösten är inte "vad skulle vi kunna förbättra?" För svaret är nästan alltid "mycket". Frågan är: vad ska konkret vara bättre den 31 december, jämfört med idag?
Så kommer ni vidare
Ingen av de här sju punkterna kräver att man river upp allt och börjar om. De handlar om att titta på det som redan skaver i vardagen, och våga fråga varför det fortfarande får ta den tid det gör. Att effektivisera verksamheten behöver inte betyda stora, dyra projekt. Ofta räcker det att använda det man redan har lite bättre, eller koppla ihop det med det som finns runt omkring.
Vet ni redan vad som behöver bli bättre, men inte riktigt hur ni ska ta er dit? Hör av er till oss så tar vi ett snack om var ni står och vad som är rimligt att göra något åt redan under H2.
Lägg din tid på rätt saker i H2.
Fyll i formuläret så hör jag av mig.
