Hopp til hovedinnhold
Så förbereder ni er inför semestern

Så förbereder ni er inför semestern

Får dina kunder den hjälp de behöver under semestern? Kan du själv koppla bort jobbet och ladda batterierna eller väntar en överfull inkorg när du är tillbaka?

Med några enkla förberedelser blir det lättare att både ge kunderna en bra upplevelse och själv få en lugnare ledighet.

Här är vår checklista inför semestern.

1. Skaffa kontroll

Börja med att skapa en tydlig överblick över dina pågående projekt, ärenden, uppgifter och möten.

Dela sedan upp arbetet i tre kategorier:

  • Det du kan slutföra innan semestern.
  • Det du kan påbörja och lämna över till en kollega.
  • Det som kan vänta tills du är tillbaka.

När du har en tydlig prioritering blir det enklare att planera de sista arbetsdagarna och lämna kontoret med gott samvete.

2. Ge kunderna rätt förväntningar

För en kund är det sällan ett problem att svarstiderna är lite längre under sommaren, så länge de vet vad som gäller.

Informera därför i god tid om eventuella avvikande öppettider, längre handläggningstider och vilka kontaktvägar som gäller under semesterperioden.

Använd gärna flera kanaler, exempelvis:

  • Nyhetsbrev
  • Företagets webbplats
  • Sociala medier
  • Autosvar i e-post eller kundtjänstsystem

På så sätt vet kunderna vad de kan förvänta sig och risken för missförstånd minskar.

Tar ni hand om era kunder?

Se till att varje kund känner sig sedd. Även efter affären.

3. Använd frånvarohantering i e-posten

Ett tydligt frånvaromeddelande gör stor skillnad.

Berätta när du är tillbaka och hänvisa till rätt kontaktperson eller supportfunktion om ärendet är brådskande.

Ett enkelt tips är att be kunden sätta dig på kopia i kommunikationen med supporten. Då får du en bra överblick över vad som hänt under din frånvaro och kan enkelt följa upp när du är tillbaka.

Exempel på frånvaromeddelande:

Hej!

Jag är på semester och tillbaka den dd.mm.

Om ditt ärende är brådskande är du varmt välkommen att kontakta vår support på telefon 4000 1900 eller via e-post crm.support@cloudconnection.se.

Sätt gärna mig på kopia så har jag överblick när jag är tillbaka.

4. Se till att CRM-systemet hjälper hela verksamheten

Det kanske viktigaste tipset är att ha ett uppdaterat och välorganiserat kundtjänst- eller CRM-system.

När kundinformation, historik och kommunikation finns samlad på ett ställe blir det enkelt för kollegor att hjälpa kunder vidare – även när ordinarie kontaktperson är på semester.

Se därför till att registrera aktiviteter och hålla informationen uppdaterad löpande under året. Det skapar bättre förutsättningar för både kundservice, uppföljning och ett mer proaktivt kundarbete.

När kunderna får rätt hjälp året runt minskar också risken för onödiga problem under semestern.

Vill du se hur ett CRM-system kan förenkla kundservicen? Testa gärna SuperOffice och upptäck hur rätt systemstöd kan skapa bättre struktur, effektivare arbetssätt och nöjdare kunder.

Har du kontroll över era relationer?

Fyll i formuläret så visar jag hur ni kan bli ännu bättre på att vårda era relationer, både nya och befintliga.

Viktor Olmin

Key Account Manager CRM, Göteborg