7 tecken på att era projekt kostar mer än de borde
De flesta projektbaserade verksamheter har koll på att projekten "rullar på". Betydligt färre har koll på om de faktiskt är lönsamma när alla timmar är räknade. Skillnaden mellan de två är ofta osynlig tills det är för sent att göra något åt den.
I det här avsnittet av Tobias tar tempen har jag pratat med Caroline, som arbetar nära kunder inom projekthantering och tidrapportering, om vilka varningstecken som är värda att ta på allvar, oavsett om ni är mitt i höstens planering eller läser det här en helt annan tid på året.
1. Rapporteras timmar sent, eller inte alls?
Ett av de tydligaste tecknen på bristande kontroll syns redan i grunden:
- Konsulter fyller i tiden i efterhand, ibland flera veckor senare
- Vissa timmar glöms bort helt
- Tidrapportering ses som ett nödvändigt ont snarare än en del av arbetet
Problemet är sällan ovilja. Det är att tidrapportering känns som administration ovanpå det egentliga arbetet, särskilt om det görs i ett separat system eller ett Excel-ark som ingen längre litar på fullt ut.
Löser man tidrapporteringen, löser man ofta halva problemet på köpet, resten handlar om vad man gör med informationen.
2. Vet ni vilka projekt som faktiskt går med vinst?
Många projekt ser bra ut i budgeten och ändå sämre ut i facit:
- Ett projekt som beräknades ta 200 timmar landar på 280
- Tiläggsarbete faktureras aldrig, eftersom ingen dokumenterade det i tid
- Lönsamheten summeras först när projektet redan är avslutat
Det här är särskilt vanligt i konsult- och projektverksamheter, där marginalen ofta är tunnare än man tror och där varje extra timme som inte syns direkt äter av resultatet. Utan löpande koll på nedlagd tid mot budget är det lätt att fortsätta driva ett projekt som redan tappat lönsamhet, helt enkelt för att ingen sett det förrän det är försent att justera.
Att kunna se projektekonomin i realtid, snarare än i efterhand, gör skillnaden mellan att styra ett projekt och att bara följa med i det.
3. Bokas resurser dubbelt utan att någon ser det i tid?
Resursplanering är ett av de områden där problem sällan syns förrän de redan kostat pengar:
- Två projekt räknar med samma konsult samma vecka
- En nyckelperson är fullbokad tre veckor framåt utan att säljteamet vet om det
- Ett nytt uppdrag tackas ja till innan någon kontrollerat beläggningen
Konsekvensen blir antingen övertid, försenade leveranser eller att ett projekt får stå tillbaka för ett annat, ofta utan att det var ett medvetet val. Ju fler projekt som pågår parallellt, desto svårare blir det att hålla koll för hand eller i separata kalendrar.
En tydlig bild av beläggning, i realtid och för hela teamet, gör det möjligt att säga ja till rätt uppdrag i rätt tid, istället för att lösa krockar efter att de redan uppstått.
Vill ni slippa dubbelbokningarna?
4. Är faktureringen ett eget litet projekt i sig?
I många verksamheter tar faktureringen nästan lika mycket tid som att utföra själva jobbet:
- Tidrapporter samlas in manuellt från flera källor inför varje faktureringsperiod
- Löpande räkning kräver att någon räknar ihop allt för hand
- Det är svårt att se vad som redan är fakturerat och vad som väntar
Det här är sällan ett stort problem i sig, men det är tidskrävande, och det är en av de vanligaste källorna till att arbete faktiskt inte faktureras. Timmar som glöms bort i hanteringen är intäkter som aldrig når fakturan.
När tidrapportering och fakturering hänger ihop i samma system går underlaget att generera direkt ur nedlagd tid, istället för att sammanställas manuellt varje gång.
5. Får rätt person rätt information för att styra projektet?
Projektledare saknar sällan engagemang. De saknar ofta aktuell information:
- Projektledaren vet inte hur många timmar som är kvar av budgeten just nu
- Ekonomichefen ser projektets lönsamhet först i månadsbokslutet
- Ledningen får en muntlig statusuppdatering istället för siffror
Ju senare informationen kommer, desto mindre går det att göra åt den. En avvikelse som upptäcks i vecka två går ofta att justera. Samma avvikelse upptäckt i vecka tio är redan en förlust.
Ett system med bra inbyggd rapportering gör att projektstatus, beläggning och lönsamhet går att se i samma bild, istället för i separata filer som någon behöver sätta ihop för hand.
6. Pratar projektverktyget med resten av systemen?
Ett projektverktyg som lever sitt eget liv skapar dubbelarbete även om det i sig fungerar bra:
- En ny kund läggs upp i CRM-systemet och skapas på nytt i projektverktyget
- Fakturaunderlag flyttas manuellt till ekonomisystemet
- Offerter, projekt och fakturering hanteras i tre olika verktyg som inte känner till varandra
Det är lätt att vänja sig vid den typen av manuella mellansteg, särskilt om de byggts upp gradvis. Men varje manuellt steg är en möjlighet för fel, och varje minut som går åt till att flytta information för hand är en minut som inte går åt till kundarbete.
Integration mellan CRM, projekthantering och ekonomisystem gör att information bara behöver registreras en gång, och sedan flödar automatiskt dit den behövs.
7. Vad ska faktiskt vara annorlunda nästa kvartal?
Det sista och viktigaste steget är att inte försöka lösa allt på en gång. Det är lockande att sätta upp mål om att "ha full koll på alla projekt", men den typen av mål blir sällan mer än en önskan.
Ett mer realistiskt sätt att jobba är att välja ut något konkret som faktiskt ska vara på plats nästa kvartal, till exempel:
- All tid rapporteras samma vecka som den läggs ner
- Projektlönsamheten går att se utan att någon räknar ihop den för hand
- Beläggningen är synlig för hela teamet, inte bara för den som bokar
Frågan att ta med sig är inte "vad skulle kunna bli bättre?", för svaret är nästan alltid "mycket". Frågan är: vad ska konkret se annorlunda ut om tre månader, jämfört med idag?
Så kommer ni vidare
Inget av de här sju tecknen betyder att något är fundamentalt fel. De handlar om att synligheten kommer för sent, snarare än att arbetet görs dåligt. Med rätt verktyg för tidrapportering, resursplanering och projektekonomi, till exempel Severa, blir problemen synliga när de fortfarande går att göra något åt, istället för i efterhand.
Hur ser ni på era projekt idag? Vet ni redan svaret på frågorna ovan, eller är det dags att ta reda på det?
Känner ni igen något av det här men är osäkra på var ni ska börja? Hör av er till oss på Cloud Connection så tar vi ett snack om var ni står och vad som är rimligt att förbättra redan nu.
Få koll på projektens lönsamhet.
Fyll i formuläret så hör jag av mig!
