7 tecken på att ni har vuxit ur Excel
Excel är ofta rätt verktyg i början
De flesta konsult- och tjänsteföretag börjar i Excel.
Det är flexibelt, välkänt och kräver inga större investeringar. Med några få projekt och ett begränsat antal medarbetare fungerar det ofta utmärkt för att hålla koll på timmar, projekt och fakturering.
Men i takt med att verksamheten växer börjar många upptäcka att Excel inte längre förenklar arbetet – utan snarare skapar mer administration.
Här är några vanliga tecken på att det kan vara dags att se över arbetssättet.
1. Ingen vet vilken Excel-fil som är den senaste
När samma information finns i flera filer blir det svårt att veta vilken version som är korrekt.
Projektledare uppdaterar ett dokument, ekonomi arbetar i ett annat och ledningen sammanställer rapporter från ett tredje.
Om ni regelbundet ställer frågan:
"Är det här verkligen den senaste filen?"
..är det ofta ett tecken på att verksamheten har vuxit ur kalkylbladen.
2. Tidrapportering i Excel leder till fel och missad fakturering
Om tidrapporteringen ofta görs på fredagseftermiddagen för hela veckan på en gång brukar kvaliteten på underlaget sjunka snabbt.
Det påverkar inte bara uppföljningen utan även fakturering, projektlönsamhet och planering.
Ju fler personer som arbetar i projekten, desto större blir konsekvenserna av bristande tidrapportering.
3. Faktureringen kräver manuellt arbete varje månad
Om faktureringen innebär att någon måste:
- samla in timmar
- kontrollera underlag
- uppdatera kalkylblad
- skapa fakturaunderlag manuellt
är det ofta ett tecken på att processerna inte längre skalar med verksamheten.
4. Projektlönsamheten syns först när projektet är avslutat
Många företag kan ta fram lönsamhetsrapporter i Excel.
Problemet är att rapporterna ofta visar vad som redan har hänt.
För att kunna agera i tid behöver projektledare och ledning se utvecklingen medan projektet fortfarande pågår.
5. Resursplaneringen bygger på magkänsla
När verksamheten växer blir det svårare att hålla koll på beläggning och kapacitet.
- Vilka konsulter har ledig tid nästa månad?
- Vilka projekt riskerar att sakna resurser?
Om svaren finns i flera olika kalkylblad eller i huvudet på några få nyckelpersoner börjar planeringen bli sårbar.
6. Rapporteringen tar längre tid än analysen
Många ledningsgrupper lägger idag mer tid på att samla in information än på att analysera den.
Om rapporteringen kräver flera manuella steg varje månad är det ofta ett tecken på att verksamheten saknar ett gemensamt systemstöd.
7. Ni lägger mer tid på administration än på projekt
Det kanske tydligaste tecknet av alla.
När projektledare, konsulter och ekonomifunktioner lägger allt mer tid på att uppdatera kalkylblad, kontrollera uppgifter och sammanställa rapporter blir administrationen en flaskhals för tillväxten.
Vad gör företag som har vuxit ur Excel?
När Excel inte längre räcker brukar företag samla tidrapportering, projektuppföljning, resursplanering och fakturering i ett gemensamt system. Det minskar mängden manuellt arbete och gör att alla arbetar utifrån samma information.
För konsult- och tjänsteföretag är det ofta här ett system som Severa kommer in i bilden. Genom att samla projekt, resurser, tidrapportering och ekonomi på en plats blir det enklare att få kontroll över verksamheten och fatta beslut baserade på aktuell data istället för manuellt sammanställda kalkylblad.
Sammanfattning
Excel är ett fantastiskt verktyg. Men när verksamheten växer kommer en punkt där kalkylbladen inte längre räcker till för att hantera projekt, resurser och ekonomi på ett effektivt sätt.
Om ni känner igen flera av tecknen ovan kan det vara dags att se över hur ni arbetar idag och vilka verktyg som bäst stödjer er fortsatta tillväxt.
Severa är utvecklat för just konsult- och tjänsteföretag som vill minska administrationen, få bättre kontroll över projekten och skapa förutsättningar för fortsatt tillväxt.
