Fördelar med reseräkningar och utlägg i mobilen
Utlägg i mobilen förenklar
Enligt Vismas Digitaliseringsindex 2018 är digitaliseringen kring reseräkningar och utlägg i mobilen processerna där företag idag tar de största kliven framåt. I ditt privatliv har du garanterat tagit liknande steg framåt utan att reflektera över det hela. Idag när du ska åka tåg, buss, flyg eller taxi så kan du både köpa din resa, övervaka den och betala den rakt i din telefon. Du får sedan även din biljett digitalt i telefonen. Här finns även appar inom vården, banktjänster och mycket mer som vi idag sköter via telefonen.
Visma.net Expense
Visma.net Expense är en i ledet av appar som hjälper oss i vardagen. Här kan du hantera reseräkningar och Med Visma.net Expense tar du bild på dina kvitton direkt i mobilen, lägger till nödvändig information och skickar för godkännande direkt via telefonen. För den erfarne Visma.net användaren är detta inget ovant då Visma.net är molnbaserat affärssystem kan du jobba obehindrat var du en befinner dig. Allt du egentligen behöver är en internettuppkoppling och sen kan du sköta de flesta arbetsuppgifter som du vanligtvis gör vid ditt skrivbord direkt i mobilen. Visma.nets uttalade mobilstrategi medför att det ständigt sker utveckling och nya funktioner släpps regelbundet.
Åtta fördelar med Visma.net Expense
- Nu, inte sen. Registrera dina utlägg och reseräkningar i realtid.
- Fota dina kvitton och minska arkiveringstiden.
- Ingen dubbelregistrering.
- Ekonomiavdelningen får en bättre ekonomisk överblick i realtid.
- Du får själv bättre koll på dina utlägg och vad du kan förvänta dig att få tillbaks.
- De interna ekonomiska processerna blir tydliga.
- Tjänsten är alltid tillgänglig var du en befinner dig.
- Integrerad kreditkortslösning med automatisk import av transaktioner som förenklar för medarbetarna att matcha utestående kvitton mot kortbetalning.
Kvitton och utlägg i mobilen – vad säger reglerna?
Det är fortsatt en del regler att följa och tänka på när du har kvitton från resor och utlägg. Arkiveringstiden är totalt sju år enligt bokföringslagen, och ska sparas i det formatet som det togs emot.
Om ett kvitto fotas med telefonen och sparas i exempelvis Visma.net Expense, ska papperskvittot sparas de första tre åren och därefter räcker det att den digitala kopian sparas.
- En faktura eller kvitto som kommer till företaget i elektroniskt format (ex PDF) ska sparas i elektroniskt format. Mailet ska inte sparas utan enbart fakturan.
- Om företaget får en pappersfaktura och skannar in den, ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det att den skannade kopian sparas de resterande åren.
- Överföringsregeln innebär att, om man överfört en faktura från ett format till ett annat, så ska fakturan sparas i det ursprungliga formatet de första tre åren.
- Exempelvis om fakturan kommer via mail i PDF-format och skrivs ut, ska fakturan sparas elektroniskt i tre år därefter räcker det att den utskriva papperskopian sparas de resterande åren.