Digital fakturahantering – så funkar det
Elektronisk fakturahantering innebär att företag skickar, tar emot, tolkar, godkänner och betalar sina fakturor direkt i ett digitalt system. I stället för att sitta med pappershögar och manuellt mata in uppgifter, sköts allt elektroniskt och går snabbare att följa upp.
Fördelarna med digital fakturahantering märks ganska tydligt i vardagen: inga papper att hålla reda på, färre misstag vid inmatning och mindre tid som försvinner i onödig administration. Dessutom kan systemen ofta kopplas ihop med bokföringen, vilket gör att siffror och transaktioner uppdateras automatiskt. På så sätt slipper man onödigt dubbelarbete.
Kort sagt handlar digital fakturahantering om att göra ekonomiarbetet enklare, mer överskådligt och mindre tidskrävande.
Vad är e-faktura?
En e‑faktura är en faktura som skickas digitalt i ett format som går direkt in i mottagarens system. Till skillnad från en vanlig PDF, som bara är en digital kopia av en pappersfaktura, är en e‑faktura uppbyggd så att uppgifterna kan läsas och behandlas automatiskt.
7 fördelar med elektronisk fakturahantering
Det finns flera fördelar med att använda sig av elektronisk fakturahantering, inte minst för att automatisera arbetsprocessen för leverantörsfakturor:
- Funkar med PDF, elektroniska fakturor och pappersfakturor
- Effektivt och tidsbesparande
- Drar ner på kostnaderna
- Minimerar risken för fel
- Förbättrar säkerheten
- Smidigare process för kundfakturor
- Går att integrera med andra system
1. Funkar med PDF, elektroniska fakturor och pappersfakturor
I dag kan system för elektronisk fakturahantering hantera flera olika format, från e‑fakturor till PDF:er och till och med inskannade pappersfakturor. Det gör det oerhört enkelt för företag som får in en blandning av fakturor från olika leverantörer att samla allt på ett och samma ställe och därefter behandla dem lika smidigt.
2. Effektivt och tidsbesparande
Elektronisk fakturahantering sparar både tid och arbete. När moment som inmatning, godkännande och arkivering sker automatiskt slipper man många av de tidskrävande rutinerna. Det gör att ekonomiavdelningen kan lägga mer fokus på andra uppgifter som faktiskt driver verksamheten framåt. Dessutom hanteras fakturor snabbare, vilket innebär att leverantörer ofta får sina betalningar i tid = glada miner hos alla.
3. Drar ner på kostnaderna
När företag går över till digital fakturahantering minskar kostnaderna på flera sätt. Man slipper utskrifter, papperslagring och en stor del av det manuella arbetet med att sortera och hantera fakturor. Dessutom går betalningarna smidigare, vilket kan ge bättre villkor med leverantörerna.
4. Minimerar risken för fel
Genom att automatisera fakturahanteringen slipper företag många av de vanliga misstag som förr eller senare inträffar när man gör allt för hand. Felaktigt ifyllda uppgifter, förlorade fakturor och godkännanden som drar ut på tiden kan ställa till det rejält, men när allt sköts digitalt blir det enklare att hålla koll och minimera risken för dyra misstag.
5. Förbättrar säkerheten
Digitala fakturahanteringssystem har flera smarta säkerhetsfunktioner som till exempel kryptering och kontroller för vem som får se vad. Det minskar risken för dataintrång och bedrägerier. Dessutom sparas alla fakturor i tryggt förvar med möjlighet att ta reda på vad som har hänt med dem om det nu faktiskt skulle behövas.
6. Smidigare process för kundfakturor
Det är inte bara hanteringen av leverantörsfakturor som blir smidigare med elektronisk fakturahantering. Genom att också ställa ut och skicka era egna kundfakturor från samma system säkerställer ni att de når kunden direkt. Systemet kan ofta sköta automatiska påminnelser och matcha inbetalningar, vilket minskar administrationen och ger företaget ett snabbare och jämnare kassaflöde.
7. Går att integrera med andra system
Elektroniska fakturahanteringssystem kan kopplas ihop med andra affärssystem som företaget använder, såsom WMS-system för inköps- och lageroptimering eller CRM-system. Fakturahanteringen kan då integreras med till exempel bokföring, inköp och kundregister. Det gör att informationen uppdateras automatiskt och alltid stämmer överens, utan att någon behöver föra in samma uppgifter flera gånger.
Genom att ha all data samlad och uppdaterad på flera ställen får man också en bättre överblick över företagets ekonomi i realtid så att man lättare kan fatta snabba beslut.
Cedervall Arkitekter.'
Cedervall Arkitekter.
Cedervall Arkitekter.
Elektronisk fakturahantering med integrering i Vismas system
Det finns flera system för elektronisk fakturahantering som kan integreras fullt med affärssystem från Visma, såsom Visma Net och Visma Business.
Integrering med AutoInvoice
AutoInvoice är ett system för digital fakturahantering som är fullt integrerat med Vismas affärssystem. Denna integration innebär att användare av Vismas system kan få hela processen för fakturahantering i ett och samma system med funktioner som sträcker sig från utställande till mottagande och behandling av e-fakturor.
AutoInvoice förenklar processen ytterligare genom att automatiskt skicka och ta emot fakturor, samt matcha dem mot rätt inköpsorder eller kontoplan.
Integrering med Rillion
Rillion är ett anpassningsbart elektroniskt fakturahanteringssystem som kan integreras med flera olika ERP-system. Programmet ger snabbare arbetsflöden och tillåter även enkel sökning av fakturor samt har funktioner för att förenkla processer kring bland annat attestering.
Vi hjälper dig!
Jonas Devhagen
Konsult ERP, Göteborg
Vanliga frågor och svar om fakturahantering
Vad är fakturamatchning?
Fakturamatchning innebär att systemet automatiskt stämmer av inkommande leverantörsfakturor mot företagets inköpsordrar eller leveransunderlag. Systemet kontrollerar att pris, antal och artiklar stämmer överens innan fakturan skickas vidare för betalning. Detta minimerar risken för att ni betalar för mycket och kan spara mycket tid jämfört med manuell granskning.
Hur vet jag om mitt företag kan spara tid och pengar på elektronisk fakturahantering?
Om ditt företag i dag lägger mycket tid på att manuellt mata in uppgifter, skicka runt fakturor för godkännande eller behöver hantera och organisera många fysiska papper eller mejl så finns stor besparingspotential med digital fakturahantering. Ett annat tydligt tecken är om ni ofta drabbas av sena betalningar och påminnelseavgifter. Även mindre företag kan snabbt spara in kostnaden för systemet genom att ekonomiavdelningen frigör tid till mer värdeskapande arbete.
Är e-faktura samma sak som en PDF-faktura?
Nej, en PDF-faktura är egentligen bara en digital bild av en pappersfaktura som kräver tolkning eller manuell inmatning. En e-faktura skickas däremot i ett strukturerat dataformat rakt in i ert ekonomisystem. Det gör att e-fakturan kan läsas av systemet och hanteras helt automatiskt utan risk för inmatningsfel.
Hur lång tid tar det att komma igång med elektronisk fakturahantering?
Själva uppstarten av elektronisk fakturahantering går ofta snabbt, särskilt om ni väljer ett fakturasystem som har färdiga kopplingar till ert nuvarande affärs- eller ERP-system. Här kan du läsa mer om vår projektmodell "Ready Set Go!" som gör implementeringen så smidig som möjlig för er.