Spara 77 kronor per leverantörsfaktura genom att ta emot den digitalt

Vi har i ett tidigare inlägg beskrivit skillnaden mellan e-faktura och PDF-faktura. Vi poängterade att en PDF-faktura inte är en e-faktura, utan snarare ett scannat format av en pappersfaktura. Med detta sagt så vill återigen trycka på att det visat sig vara ytterst lönsamt att helt digitalisera sina inkommande fakturor.

I Visma Digitaliseringsindex 2019 tittade Visma på inkommande fakturor och hur stor procentandel som mottogs helt digitalt. Med helt digitalt menas det att fakturan ska hamna rakt in i ekonomi- eller affärssystemet utan att någon själv scannar eller "drar in" den från sin epost.

När vi tittar närmare på de som besvarat enkäten kan man snabbt utesluta ca 25 % av respondenterna då de inte har kommit igång med tjänsten för inkommande fakturor. Av de som använder sig av tjänsten för inkommande fakturor svarade endast 51 % att tar emot inkommande helt digitalt.

Upp till 77 kr billigare att ta emot fakturan helt digitalt

Visma har utgått från portoavgifter per november 2019 när de räknat på hur mycket man kan spara in på att helt digitalisera sina inkommande fakturor. NEA, nätverket för elektroniska affärer, beräknar kostnaden för att scanna en pappersfaktura ligger runt 80 kr. Att istället ta emot fakturan digitalt via e-faktura kostar ynka 2,50 kr.

Ett räkneexempel på kostnaden för PDF-fakturor

Genomsnittsmånadslön 30.000 kr
Total lönekostnad 30.000 x 1,3 = 39.000 kr
39.000 kr / 22 dagar per månad = 1.772 kr
1.772 kr / 8 timmar = 221 kr
221 kr / 60 minuter = 3,68 kr / min

På en medarbetare med en månadslön på 30 000 kr i månaden blir minuttaxan 3,68 kr. Låt säga att det tar 5 minuter att leta fram rätt faktura, ladda ned den på skrivbordet och sedan skicka den till kund på nytt. Ja, då kan ni själva räkna fram vad en PDF skulle kosta.

Sedan finns det självklart fler risker med att skicka en faktura i PDF per epost. Nuförtiden är det vanligt med ett högst känsligt spamfilter som gör att man inte längre kan vara säker på att den ens hamnar i mottagarens inkorg. Därför är risken ännu större att den går till förfall.

Det är även känt att nätbrottslighet blir allt vanligare. Förövarna har ständigt nya metoder för att lura företag med falska fakturor. Genom att skicka en e-faktura kan både ni och mottagaren hålla er lugna med vetskapen att en e-faktura går att spåra, därav finns det mindre risk för att det blir något fel. E-faktura är alltså mycket säkrare än en PDF.

Det är gratis att komma igång med utskick av e-faktura.

Källa: Visma Digitaliseringsindex 2019