Vad är KPI – och hur används det?

Ett KPI är mätbara nyckeltal som används för att bedöma hur väl en organisation eller ett projekt presterar i förhållande till sina mål. Nyckeltalen fungerar som ett verktyg för att följa upp viktiga framgångsfaktorer och fatta beslut baserat på data.

KPI står för Key Performance Indicator och betyder nyckeltal. I denna artikel kommer vi att använda oss både av begreppet KPI och nyckeltal. Dessa syftar på samma sak.

Varför är nyckeltal viktiga?

Nyckeltal är viktiga eftersom de gör det möjligt för företag att mäta framsteg mot sina mål på ett tydligt och konkret sätt. De hjälper till att följa upp resultat, fatta datadrivna beslut och fokusera på vad som är viktigast för verksamheten. Genom att använda KPI:er kan företag enkelt se vad som fungerar och vad som behöver förbättras. Detta skapar tydlighet, ansvar och en bättre chans för företaget att nå sina mål.

Krav

För att nyckeltal ska fungera som effektiva verktyg för att mäta prestation, är det viktigt att de uppfyller följande egenskaper:

• Mätbart
• Tidsbestämt
• Relevant
• Användbart
• Enkelt
• Objektivt
• Beslutsgrundande

Olika sorters KPI:er

Nyckeltal kan delas in i olika kategorier beroende på vad de mäter och hur de används. De vanligaste typerna är ledande, släpande, strategiska och operationella KPI:er.

Ledande

Förutser framtida prestationer och ger tidiga indikationer på om företagets mål kommer att uppnås.
Exempel: antal leads, kundförfrågningar, produktionsvolym.

Släpande

Mäter tidigare resultat och visar om målen har uppnåtts.
Exempel: total försäljning, vinstmarginal, kundnöjdhet.

Strategiska

Mäter långsiktiga mål och hur väl företaget uppfyller sin övergripande strategi.
Exempel: marknadsandelar, lönsamhet, tillväxttakt.

Operationella

Fokuserar på den dagliga verksamheten och hur effektivt processer fungerar.
Exempel: leveranstid, produktionskostnad, lageromsättningshastighet.

Exempel på KPI:er

Olika verksamheter använder olika nyckeltal baserat på vad som är relevant för verksamheten. Några exempel på KPI:er är:

1. Kundnöjdhet
   Uppnå ett kundnöjdhetsbetyg på 8,5 av 10 inom ett år.
2. Försäljningssiffror
   Öka månadsförsäljningen med 15 % inom de kommande sex månaderna.
3. Produktionshastighet
   Öka produktionskapaciteten till 500 enheter per dag inom tre månader.
4. Kassaflöde
   Öka det positiva kassaflödet med 20 % under nästa kvartal.
5. Leads
   Generera 200 nya leads per månad under det kommande halvåret.
6. Genomsnittlig orderstorlek
   Öka den genomsnittliga orderstorleken till 2 000 kr inom sex månader.
7. Leveranstid
   Minska den genomsnittliga leveranstiden till 2 dagar inom tre månader.
8. Vinstmarginal
   Öka vinstmarginalen till 12 % inom det kommande året.

Så sätter ni era nyckeltal

När ni bestämmer företagets KPI:er bör ledningsgruppen, avdelningschefer och operativ personal vara involverade. Ledningen ser till att nyckeltalen stämmer överens med företagets strategi och långsiktiga mål. Avdelningscheferna bidrar med insikter om vad som är relevant för varje verksamhetsområde, medan operativ personal kan ge praktisk feedback på vad som är möjligt att mäta och följa upp. Genom att inkludera personer ur flera delar av företaget, och med olika roller, kan ni vara säkra på att ni sätter KPI:er som är realistiska, relevanta och förankrade i organisationens dagliga arbete.

Tidigt i processen bör ni ställa några centrala frågor för att säkerställa att ni fokuserar på rätt saker.

• Vilka är våra övergripande mål?
  Vad försöker vi uppnå på kort och lång sikt, och hur kan KPI:er hjälpa oss att följa upp dessa mål?
• Vilka områden är mest kritiska för framgång?
  Vilka delar av vår verksamhet påverkar målen mest och bör prioriteras i uppföljningen?
• Hur ska vi mäta framgång?
  Vilka specifika mätvärden ger oss den bästa insikten om våra framsteg mot målen?
• Vilka mål är realistiska?
  Hur sätter vi utmanande men genomförbara mål som ger oss riktning utan att vara övermäktiga?
• Hur ofta ska vi följa upp?
  Vilken tidsram är lämplig för att granska och utvärdera våra nyckeltal?

Bryt ner alla era förslag

För varje nyckeltal bör ni ställa specifika frågor för att säkerställa att KPI:et är tydligt och genomförbart. Börja med att koppla varje KPI till ett konkret mål, som exempelvis "Ökad kundnöjdhet". Identifiera sedan vem som har nytta av detta nyckeltal (till exempel VD eller Customer Success Manager). Ställ också frågan om vad det faktiskt svarar på – i detta fall "Hur nöjda är våra kunder?"

För att få ett fungerande system, behöver ni bestämma hur ofta data ska samlas in (t.ex. dagligen eller månadsvis) och hur ofta uppföljning ska ske. Utse någon som ansvarar för insamling och analys av data. Det kan vara en specifik person eller avdelning.

Fundera över hur ni ska mäta utvecklingen, exempelvis genom en skala från 1 till 10, och sätt upp ett konkret mål (till exempel en kundnöjdhet på 8,5). Bestäm hur ofta det ska uppdateras och beakta kostnaden för insamling och uppföljning av datan.

Hur många behövs?

En tumregel är att sätta 3–5 KPI:er som direkt speglar verksamhetens viktigaste mål. Att försöka mäta för många saker kan leda till att fokus går förlorat, och det blir svårt att prioritera. Om företagets mål förändras eller om vissa nyckeltal inte längre känns relevanta, kan det vara dags att göra en omvärdering och anpassa dem därefter.

Hur mäter man KPI?

Att mäta KPI handlar om att samla in och analysera relevanta data för att följa upp prestationer över tid. Här är en kort översikt av hur ni effektivt kan göra detta.

• Definiera mätvärdena tydligt
  Se till att varje nyckeltal är kopplat till en specifik och mätbar enhet, t.ex. procent, antal, belopp eller en poängskala. Detta gör att ni enkelt kan följa upp förändringar över tid.
• Använd rätt verktyg
  Använd system och verktyg som BI- och rapporteringssystem, affärssystem, CRM-system, marknadsföringsplattformar eller HR-system för att effektivt samla in och analysera datan. Automatiserade verktyg kan hjälpa er att spåra data kontinuerligt.
• Fastställ uppföljningsfrekvens
  Bestäm hur ofta ni ska samla in data, t.ex. dagligen, veckovis eller månadsvis.
• Visualisera resultatet
  Använd dashboards, grafer eller rapporter för att skapa en visualisering av hur det går för era KPI:er. Det gör det enklare att tolka data och följa trender över tid.
• Analysera och agera
  Analysera resultaten i datan för att se om ni når era mål. Om ni inte gör det, identifiera orsakerna och vidta åtgärder för att förbättra resultatet.

Ha ett bra affärssystem på plats

Behöver ditt företag stöd med att implementera affärssystem som gör det enkelt att sätta upp och följa upp KPI:er? På Cloud Connection har vi lång erfarenhet av att hjälpa företag skapa effektiva och datadrivna lösningar som underlättar beslutsfattandet. Kontakta oss idag för att se hur vi kan hjälpa er att använda rätt verktyg som hjälper er att nå era mål och driva er verksamhet framåt.