Vad är KPI?

Ett KPI är mätbara nyckeltal som används för att bedöma hur väl en organisation eller ett projekt presterar i förhållande till sina affärsmål. Nyckeltalen fungerar som ett verktyg för att följa upp viktiga framgångsfaktorer och fatta beslut baserat på data.

KPI står för Key Performance Indicator och betyder nyckeltal. I denna artikel kommer vi att använda oss både av begreppet KPI och nyckeltal. Dessa syftar på samma sak.

Varför är nyckeltal viktiga?

Ett KPI används för att följa upp hur väl ett företag når sina mål. Genom att mäta rätt nyckeltal går det att se om strategin fungerar i praktiken och var justeringar behövs. På så sätt blir besluten mer förankrade i fakta, och arbetet kan styras mot de områden som verkligen gör skillnad.

Det innebär att företagets nyckeltal både kan användas för att mäta måluppfyllnad, men också som ett verktyg för att nå sina affärsmål.

Krav

För att nyckeltal ska fungera som ett effektivt verktyg för att mäta prestation, behöver ett KPI vara:

• Mätbart
• Tidsbestämt
• Relevant
• Användbart
• Enkelt
• Objektivt
• Beslutsgrundande

Olika sorters KPI:er

Nyckeltal delas ofta in efter vad de visar och hur de används. Vanliga kategorier är ledande, släpande, strategiska och operationella KPI:er; tillsammans ger de en helhetsbild av både nuläget och riktningen framåt.

Ledande

Ledande KPI:er visar tidiga signaler på hur verksamheten utvecklas och hjälper till att förutse om målen är på väg att nås eller inte.

Exempel: antal leads, kundförfrågningar, produktionsvolym.

Släpande

Släpande KPI:er visar hur resultatet faktiskt blev och används för att bekräfta huruvida målen har uppnåtts eller inte.

Exempel: total försäljning, vinstmarginal, kundnöjdhet.

Strategiska

Strategiska KPI:er används för att följa hur väl företagets långsiktiga mål förverkligas och hur effektivt strategin genomförs i praktiken.

Exempel: marknadsandelar, lönsamhet, tillväxttakt.

Operationella

Med operationella KPI:er går det att bedöma hur effektivt de dagliga processerna drivs och hur väl resurserna används.

Exempel: leveranstid, produktionskostnad, lageromsättningshastighet.

Exempel på KPI:er

Olika verksamheter använder olika nyckeltal baserat på vad som är relevant för verksamheten. Här är några exempel på KPI:er.

1. Kundnöjdhet
   Uppnå ett kundnöjdhetsbetyg på 8,5 av 10 inom ett år.
2. Försäljningssiffror
   Öka månadsförsäljningen med 15 % inom de kommande sex månaderna.
3. Produktionshastighet
   Öka produktionskapaciteten till 500 enheter per dag inom tre månader.
4. Kassaflöde
   Öka det positiva kassaflödet med 20 % under nästa kvartal.
5. Leads
   Generera 200 nya leads per månad under det kommande halvåret.
6. Genomsnittlig orderstorlek
   Öka den genomsnittliga orderstorleken till 2 000 kr inom sex månader.
7. Leveranstid
   Minska den genomsnittliga leveranstiden till 2 dagar inom tre månader.
8. Vinstmarginal
   Öka vinstmarginalen till 12 % inom det kommande året.

Så sätter ni era nyckeltal

När ni tar fram företagets KPI:er bör ledning och chefer såväl som medarbetare involveras. Ledningen ansvarar för att nyckeltalen hänger ihop med strategin och de långsiktiga målen medan avdelningschefer kan bidra med vad som är viktigt i deras delar av verksamheten. De som arbetar operativt är ofta de som sitter på kunskapen om vilka delar av verksamheten som faktiskt går att mäta och följa upp. Genom att samla olika perspektiv ökar chansen att KPI:erna blir både relevanta och förankrade i verksamheten.

Tidigt i processen är det klokt att ställa ett par centrala frågor som kan hjälpa er att rikta fokus rätt redan från början.

• Vad är våra övergripande mål (både på kort och lång sikt) och hur kan vi följa upp dem med hjälp av KPI:er?
• Vilka delar av verksamheten påverkar målen mest, och var gör uppföljning störst skillnad?
• Hur definierar vi framgång och vilka mätvärden ger oss bäst insikt i våra framsteg?
• Hur högt ska vi sikta? Målen bör vara utmanande men ändå möjliga att nå.
• Hur ofta vill vi följa upp resultaten för att hålla kursen utan att fastna i detaljer?

Bryt ner alla era förslag

För varje mål behöver ni ställa konkreta frågor som gör nyckeltalen användbara i praktiken. Koppla varje KPI till ett tydligt mål, till exempel ökad kundnöjdhet, och fundera på vem som faktiskt har nytta av siffran. Är det vd:n, säljchefen eller kundteamet? Avsluta med att fråga vad KPI:et egentligen besvarar, som i detta fall: Hur nöjda är våra kunder?

För att få ett fungerande system, behöver ni bestämma hur ofta data ska samlas in (t.ex. dagligen eller månadsvis) och hur ofta uppföljning ska ske. Utse någon som ansvarar för insamling och analys av data. Det kan vara en specifik person eller avdelning.

Tänk igenom hur ni vill mäta utvecklingen, till exempel med en skala från 1 till 10, och sätt ett tydligt mål som exempelvis ”en kundnöjdhet på 8,5 av 10”. Bestäm också hur ofta värdet ska följas upp och väg in kostnaden för att samla in och analysera datan.

Hur många behövs?

En tumregel är att sätta 3–5 KPI:er som direkt speglar verksamhetens viktigaste mål. Det är lätt att vilja mäta mycket när man väl har kommit igång, men med för många mätpunkter löper man större risk att misslyckas med sina KPI:er då det blir svårare att fokusera på och prioritera respektive mål.

När målen förändras, eller när ett nyckeltal tappar relevans, är det klokt att se över och justera dem i tid.

Hur mäter man KPI?

För att kunna mäta ett KPI behöver du samla in och analysera data kopplade till det specifika målet för att följa upp prestationer över tid (t.ex. kundnöjdhetsbetyg för att mäta servicekvalitet eller statistik över sjukfrånvaro för att följa upp arbetsmiljöarbete). Här är en kort översikt av hur ni effektivt kan göra detta.

• Definiera mätvärdena tydligt
  Se till att varje nyckeltal är kopplat till en specifik och mätbar enhet, t.ex. procent, antal, belopp eller en poängskala. Detta gör att ni enkelt kan följa upp förändringar över tid.
• Använd rätt verktyg
  Använd system och verktyg som BI- och rapporteringssystem, affärssystem, CRM-system, marknadsföringsplattformar eller HR-system för att effektivt samla in och analysera datan. Automatiserade verktyg kan hjälpa er att spåra data kontinuerligt.
• Fastställ uppföljningsfrekvens
  Bestäm hur ofta ni ska samla in data, t.ex. dagligen, veckovis eller månadsvis.
• Visualisera resultatet
  Använd dashboards, grafer eller rapporter för att skapa en visualisering av hur det går för era KPI:er. Det gör det enklare att tolka data och följa trender över tid.
• Analysera och agera
  Analysera resultaten i datan för att se om ni når era mål. Om ni inte gör det, identifiera orsakerna och vidta åtgärder för att förbättra resultatet.

Ha ett bra affärssystem på plats

Behöver ditt företag stöd med att implementera affärssystem som gör det enkelt att sätta upp och följa upp och mäta KPI:er? På Cloud Connection har vi lång erfarenhet av att hjälpa företag skapa effektiva och datadrivna lösningar som underlättar beslutsfattandet. Kontakta oss idag för att se hur vi kan hjälpa er att använda rätt verktyg som hjälper er att nå era mål och driva er verksamhet framåt.