Checklista inför semestern
Får dina kunder den hjälp de behöver under semestern? Hinner du ladda batterierna? Är inkorgen överfull i augusti? Vi har tagit fram en användbar checklista för dig som vill få ut det mesta av ledigheten – utan att samtidigt vara delvis på jobbet.
Semester är viktigt. Att ta en ordentlig paus är avgörande både för hälsan och produktiviteten. Därför är det klokt att förbereda sig för att kunna njuta av ledigheten fullt ut – och vi har några bra tips.
1. Skaffa kontroll!
Gå igenom dina pågående projekt, ärenden, uppgifter och möten. Skapa sedan en lista över arbetet (1) du kan slutföra innan semestern, (2) du kan påbörja och eventuellt delegera till en kollega, och (3) du kan vänta med tills du är tillbaka. Nu har du en prioriteringslista och kan enkelt boka in tid i kalendern.
2. Ge kunden tydliga förväntningar på handläggningstid
För en kund kan det vara frustrerande att inte hitta information om avvikande öppettider och svarstider under semestern. Därför är det viktigt att sätta tydliga förväntningar så kunderna vet vad de har att förhålla sig till. Skicka gärna ut ett nyhetsbrev med information om minskad bemanning, längre svarstid och vilka kontaktvägar som gäller. Uppdatera också företagets webbplats, sociala medier och autosvar i kundtjänstsystemet med samma information.
3. Använd frånvarohantering i e-postklienten
Skriv ett automatiskt frånvaromeddelande som förklarar att du är på semester och när du är tillbaka. Hänvisa till växel eller kundtjänst som kan hjälpa vidare. Tips: be kunden sätta dig på kopia i e-post till supporten – då har du översikt över ärenden som tagits om hand, och kan följa upp när du är tillbaka.
Exempel på frånvaromeddelande:
Hej! Jag är på semester och är tillbaka den dd.mm.
Om det är brådskande, vänligen kontakta kundtjänst/support på tel. 4000 1900 eller via e-post crm.support@cloudconnection.se, så hjälper de dig vidare. Sätt gärna mig på kopia i ärendet så är jag uppdaterad när jag är tillbaka.
4. Ett bra kundtjänstsystem
Det sista men kanske viktigaste tipset i checklistan är ett välorganiserat och uppdaterat kundtjänst-/CRM-system. Kvaliteten på systemet speglar sig i det arbete som läggs ned under resten av året – och det arbetet bör vara kontinuerligt. Om du ser till att ha god datakvalitet och dokumenterar all kommunikation under året, blir det lätt för kollegor att se historik och hjälpa kunden vidare.
Registrera därför all aktivitet i kundtjänst-/CRM-systemet. Med ett kundtjänstsystem vänder sig kunderna till företaget istället för till enskilda personer, vilket gör det lättare att fördela ansvar under semestern. Dessutom får du bättre översikt över hur nöjda kunderna är med produkter, tjänster och uppföljning. Det gör det enklare att skapa ett årsplanerat "kundhjul".
Får kunden bra uppföljning året runt, minskar sannolikheten för "kriser" under sommarsemestern!