Nytt affärssystem – 10 värdefulla tips för en smidig övergång
Vid implementation av stora IT-projekt är det bara cirka 30 % som lyckas inom tid och budget, enligt Standish Groups CHAOS-rapport (2020). Dessutom blir 50 % större i omfattning än planerat och 20 % misslyckas helt. Även ett byte av affärssystem möts av liknande statistik. Detta tyder på att det finns ett behov för företag att få en bättre förståelse för vad implementationen av ett nytt affärssystem omfattar och vad som är särskilt viktigt vid bytet.
Byte av affärssystem: Steg för steg
Processen för att byta till ett nytt affärssystem brukar börja med att du identifierar vilka behov du har, för att sedan ta kontakt med olika systemleverantörer. När du har valt system påbörjas implementationsprojektet. Ett byte av affärssystem omfattar alltså inte endast själva implementationen, det finns också viktiga punkter att ha i åtanke innan, under och efter implementationen.
Steg 1: Identifiera behov
Det första arbetet som du gör är att identifiera vilka behov som du har med bytet av affärssystem. Vid det här läget är du förmodligen inte redo att fördjupa dig på funktionsnivå. Behovsformuleringen hålls därför på en övergripande nivå, till exempel att du vill automatisera återkommande uppgifter som idag tar mycket tid.
Steg 2: Formulera specifika mål
Det är lätt hänt att behoven inte vidareutvecklas innan man går vidare till nästa steg i processen. Era behov bör kunna omformuleras till mål för att motivera systembytet för ledningen och skapa en bra grund för utvärderingen efter det eventuella implementationsprojektet. Tänk på att målen bör vara specifika, mätbara & realistiska.
Steg 3: Kartlägg befintliga processer
Innan du kommer i kontakt med systemleverantörer rekommenderar vi att du ser över samt visualiserar dina befintliga processer. Den kartläggningen behöver inte vara komplex och detaljerad, oftast räcker det med några mötestimmar. Involvera gärna flera personer i den diskussionen, både de som jobbar i systemet dagligen och de som har en mer övergripande syn på det hela (till exempel chefer). Det förarbetet kommer sedan vara en utgångspunkt för att välja rätt system som passar din verksamhet.
Steg 4: Identifiera nyckelfunktioner
I samband med att du kartlägger dina processer bör du även fundera över vilka nyckelfunktioner som du har behov av. Det kommer finnas processer eller arbetsmoment som är avgörande i dina flöden, och som du bör uppmärksamma när du ska välja ett nytt system. Ett system utan dessa kritiska funktioner kommer då uteslutas från dina valmöjligheter.
Steg 5: Kontakta systemleverantörer
Med dina mål och processer i åtanke kan du sedan ta kontakt med systemleverantörer. Tänk på att inte begränsa dig till hur du arbetar idag, utan istället vara öppen för nya arbetssätt och dra nytta av moderna smarta funktioner. Många brukar även ta fram en kravlista för att visa systemleverantören vilket system man är ute efter, men den listan bör inte ge samma ”vikt” till alla krav. Här gäller det att hitta en balans mellan ”nice to have”-funktioner och kritiska behov för din verksamhet och dina processer.
Steg 6: Utred utvecklingsmöjligheter
Under samtalet med de olika systemleverantörerna rekommenderar vi även att utreda hur du kan växa i systemet. Tanken är att du ska arbeta och utvecklas inom det nya systemet, om dina behov förändras de kommande åren måste du veta vilka möjligheter och begränsningar som finns. Vi rekommenderar att du frågar om integrationer samt hur licenser och moduler kan skalas upp eller ned efter ditt företags tillväxt.
Steg 7: Implementationsprojektet
När du känner att du har hittat rätt system och leverantör kan själva implementationsprojektet börja. Varje projekt är unikt och kräver planering med alla delaktiga projektmedlemmar, både hos dig och systemleverantören. Planeringen lägger grunden för projektets framgång och uppföljning. Här är det viktigt att definiera alla roller i projektet samt tydliggöra hur mycket tid och pengar du är villig att lägga på projektet. Kom också ihåg att din insats kan anpassas, beroende på projektets omfång och komplexiteten i dina befintliga processer.
Steg 8: Löpande utbildning
En löpande utbildning anses vara en framgångsfaktor i projektet. De anställda hinner då testa funktioner och flöde samt lyfta upp eventuella frågeställningar i god tid innan driftstarten. Ett tips är att arbeta parallellt i båda systemen för att lära sig hur vardagliga rutiner kan utföras i det nya systemet. Vid driftstarten är användaren redo att börja arbeta utan att kräva för stort stöd från systemleverantören.
Steg 9: Uppföljning
Efter driftstarten är det vanligt att det stora fokuset ligger på det nya systemet, och att man glömmer bort en viktig del: uppföljning. Du har under processen tagit fram mål och behov, det är nu dags att utvärdera dem. Du måste alltså lägga lite tid på att granska utfallet och om systemet uppfyller de mål som sattes i början. I det här skedet blir det även tydligt om leveransen har skett som överenskommet och om det finns eventuella restpunkter.
Steg 10: Utvecklas tillsammans med ditt nya affärssystem
Det löpande utvecklingsarbetet tar vid efter driftstarten. Vår sista rekommendation är att till en början fokusera på att förstå det nya systemet, och sedan hitta förbättringsområden som kommer att effektivisera ditt arbetssätt. Du kommer successivt börja automatisera och använda nya funktioner. I slutändan kommer du att kunna lägga fokus på de saker som faktiskt kräver ens uppmärksamhet och inte på vardagliga och monotona rutiner som egentligen kan sköta sig själva.
Hjälper er arbeta mer effektivt
Ett affärssystem är en central del av verksamheten. Det används för att hantera allt från ekonomi och logistik till personal och kundrelationer. Det hjälper er att arbeta mer effektivt, fatta bättre beslut och följa upp mål. Därför är det extra viktigt att bytet sker på ett sätt som inte går ut över de fördelar ni har av att ha ett system på plats och samtidigt ger utrymme för fortsatt utveckling.
Varför byta affärssystem?
Byte till ett nytt affärssystem kan bespara er tid genom automatiserade processer, ge er bättre kontroll samt göra det enklare för verksamheten att växa och förändras. Det brukar vara läge att byta till ett nytt affärssystem när:
- Verksamheten växer
- Ni måste sköta mycket manuellt
- Ni inte får tillgång till aktuell data i realtid
- Nuvarande system saknar integration med moderna verktyg
Vi finns här för dig vid övergången till ett nytt affärssystem
Står ni i startgroparna för att byta till ett nytt affärssystem och behöver en hjälpande hand? Ta kontakt med oss idag så ser vi till att guida er på vägen.
Kristine Samuelsson
Konsult ERP, Stockholm