Hopp til hovedinnhold

Så lyckas du med en smidig övergång till ett nytt affärssystem - 10 värdefulla tips

Vid implementation av stora IT projekt är det 30 % som lyckas inom tid och budget. Dessutom blir 50 % större i omfattning än planerat och 20 % misslyckas helt. Ett byte av affärssystem möts även av liknande statistik. Detta tyder på att det finns ett behov för företag att bättre förstå vad implementationen av ett nytt affärssystem omfattar och vad som är särskilt viktigt vid bytet.

Processen för att byta affärssystem brukar börja med att du identifierar vilka
behov du har, för att sedan ta kontakt med olika systemleverantörer. När du har valt systemet är det ett implementationsprojekt som påbörjas. Ett byte av affärssystem omfattar alltså inte endast själva implementationen, det finns viktiga punkter att ha i åtanke innan, under och efter implementationen. När man har förstått det har man kommit en bra bit på vägen för att lyckas med systembytet. Syftet med den här guiden är att med hjälp av 10 enkla rekommendationer vägleda dig i den processen.

Steg 1

Det första arbetet som du gör är att identifiera vilka behov som du har med bytet av affärssystem. Vid det här läget är du förmodligen inte redo att fördjupa dig på funktionsnivå. Behovsformuleringen hålls därför på en övergripande nivå, till exempel att du vill automatisera återkommande uppgifter som idag tar mycket tid.

Steg 2

Det är lätt hänt att behoven inte vidareutvecklas innan man går vidare till nästa steg i processen. Era behov ska gärna formuleras vidare som mål för att kunna motivera systembytet för ledningen och skapa en bra grund för utvärderingen efter det eventuella implementationsprojektet. Tänk på att målen bör vara specifika, mätbara & realistiska.

Steg 3

Innan du kommer i kontakt med systemleverantörer rekommenderar vi att se över samt visualisera dina befintliga processer. Den kartläggningen behöver inte vara komplex och detaljerad, oftast räcker det med några mötestimmar. Involvera gärna flera personer i den diskussionen, både de som jobbar i systemet dagligen och de som har en mer övergripande syn på det hela (till exempel chefer). Det förarbetet kommer sedan vara en utgångspunkt för att välja rätt system som passar din verksamhet.

Steg 4

I samband med att du kartlägger dina processer bör du även fundera över vilka nyckelfunktioner som du har behov av. Det kommer finnas processer eller arbetsmoment som är avgörande i dina flöden, och som du bör uppmärksamma när du ska välja ett nytt system. Ett system utan dessa kritiska funktioner kommer då uteslutas från dina valmöjligheter.

Steg 5

Med dina mål och processer i åtanke kan du sedan ta kontakt med systemleverantörer. Tänk på att inte begränsa dig till hur du arbetar idag, utan istället vara öppen för nya arbetssätt och dra nytta av moderna smarta funktioner. Många brukar även ta fram en kravlista för att visa systemleverantören vilket system man är ute efter, men den listan bör inte ge samma ”vikt” till alla krav. Här gäller det att hitta en balans mellan ”nice to have”-funktioner och kritiska behov för din verksamhet och dina processer.

Steg 6

Under samtalet med de olika systemleverantörer rekommenderar vi även att
utreda hur du kan växa i systemet. Tanken är att du ska arbeta och utvecklas inom det nya systemet, om dina behov förändras de kommande åren måste du veta vilka möjligheter och begränsningar som finns. Vi tipsar att fråga om integrationer samt hur licenser och moduler kan skalas upp eller ned efter ditt företags tillväxt.

Steg 7

När du känner att du har hittat rätt system och leverantör kan själva implementationsprojektet börja. Varje projekt är unikt och kräver planering med alla delaktiga projektmedlemmar, både hos dig och systemleverantören. Planeringsarbetet är avgörande för projektets framgång och uppföljning. Här är det viktigt att definiera alla roller i projektet samt tydliggöra hur mycket tid och pengar du är villig att lägga på projektet. Kom också ihåg att din insats kan anpassas, beroende på projekts omfång och komplexiteten i dina befintliga processer.

Steg 8

En löpande utbildning anses vara en framgångsfaktor i projektet. De anställda hinner då testa funktioner och flöde samt lyfta upp eventuella frågeställningar i god tid innan driftstarten. Ett tips är att arbeta parallellt i både systemen för att lära sig hur vardagliga rutiner kan utföras i det nya systemet. Vid driftstarten är användaren redo att börja arbeta utan att kräva för stort stöd från systemleverantören.

Steg 9

Efter driftstarten är det vanligt att det stora fokuset ligger på det nya systemet, och att man glömmer bort en viktig del: uppföljning. Du har under processen tagit fram mål och behov, det är nu dags att utvärdera de. Du måste alltså lägga lite tid på att granska utfallet och om systemet uppfyller de mål som sattes i början. I det här skedet blir det även tydligt om leveransen har skett som överenskommet och om det finns eventuella restpunkter.

Steg 10

En ny resa påbörjas efter drifstarten. Vår sista rekommendation är att fokusera till en början på att förstå det nya systemet, och sedan hitta förbättringsområden som kommer att effektivisera ditt arbetssätt. Du kommer successivt börja automatisera och använda nya funktioner. I slutändan så kommer du kunna lägga fokus på de saker som faktiskt kräver ens uppmärksamhet och inte på vardagliga och monotona rutiner som egentligen kan sköta sig självt.

Vi finns här för dig

Står du i startgroparna för att byta affärssystem och behöver en hjälpande hand? Ta kontakt med oss idag så ser våra duktiga kollegor till att guida dig på vägen.